Государственной налоговой инспекцией по Воронежской области
01 июня 1999 года
При оформлении командировок в государства - участники СНГ как и на территории РФ следует руководствоваться инструкцией Минфина СССР Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" а при командировках за пределы государств - участников СНГ.
Постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.1974 N 365 "Правила и условия, советских работников за границей" в редакции от 20.08.1992.
Согласно действующим правилам при командировании работников в любую страну в обязательном порядке оформляется приказ руководителя с указанием фамилии и должности командируемого, страны пребывания, цели и срока пребывания.
Командировка считается краткосрочной, если ее срок не превышает 40 дней календарных дней, не считая времени нахождения в пути, при направлении работников для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ - не более одного года.
Выезд в загранкомандировку командировочным удостоверением не оформляется. Пребывание работника в загранкомандировке подтверждается отметками контрольно - пропускных пунктов о пересечении границы в заграничном паспорте командируемого.
Нормы суточных и расходов по найму жилья, на территории иностранных государств (в т. ч. государств СНГ ) и порядок их применения устанавливается постановлениями Правительства РФ и письмами Минфина (перечень основных документов приведен в конце статьи), при этом необходимо учитывать следующие правила: - в случае выезда в командировку и возвращения в тот же день работнику выплачиваются суточные в инвалюте в размере 50% установленной нормы, - суточные; со дня пересечения госграницы при выезде из РФ выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения границы при выезде в РФ - по норме, установленной при командировке в пределах РФ, - в случаях, когда работники, выезжающие в служебную командировку за границу, обеспечиваются в стране пребывания бесплатным питанием, выплата суточных производится в размере 30% от норм суточных. Если принимающая сторона помимо питания обеспечивает работника валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных не производит.
За время пребывания в загранкомандировке работнику возмещаются расходы по проезду, провозу багажа, на получение загранпаспорта, за прописку паспорта, комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту.
При командировании работника на территорию иностранных государств могут возникать такие расходы как оплата услуг переводчика, владеющего техническим переводом, оплата синхронного перевода, материалов на русский язык, консульский сбор, оплата за визу, расходы на междугородные телефонные переговоры согласно письма Минфина РФ от 16 06.1997 N 01-19-04-422 эти расходы подлежат возмещению и могут быть включены в себестоимость продукции (работ, услуг) при их документальном подтверждении, обосновании производственной направленности.
К возмещаемым расходам относятся расходы по оплате стоимости проезда железнодорожным, воздушным, речным, водным и другими видами транспорта, а также по проезду транспортом общего пользования к станции, аэропорту, пристани, автовокзалу, включая страховые платежи по обязательному государственному страхованию пассажиров, оплате услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Указанные расходы подлежат возмещению в сумме, указанной в представленных проездных документах. Расходы, производимые в загранкомандировке, не имеющие документального подтверждения или согласно установленного порядка не предусмотрены к возмещению, подлежат включению в размер суточных на основании распоряжения руководителя организации. К невозмещаемым расходам могут относиться расходы по оплате дополнительных услуг гостиниц (пользование телефоном, холодильником, оплата питания и др), оплата такси, телевизором, городским транспортом в месте командировки, в оплате услуг носильщика по перемещению личного багажа. В соответствии с письмом Минфина РФ от 04.10.1996, N 04-03-11 при оплате проездных документов и расходов по найму жилья при командировках в государства - участников СНГ НДС не выделяется и расходы в полном размере относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), так же как и при оплате проездных документов и расходов по найму жилья при загранкомандировках.
Согласно приказу Минфина России от 13.06.1995 N 50 "Об утверждении положения по бухучету " Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте" при обработке авансового отчета все суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Следует еще раз подчеркнуть, что в соответствии с подпунктом "д" пункта 8 инструкции Госналогслужбы РФ от 29.06.1995 "О подоходном налоге с физических лиц" при оплате работникам расходов на краткосрочные командировки в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, страховые (комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок за исключением проезда на такси), на провоз багажа расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту. Такой порядок налогообложения распространяется на штатных сотрудников и совместителей.
При установлении по окончании отчетного года факта списания подотчетного лица без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, эти суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника в соответствии со статьями 2 и 7 Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц". В соответствии с п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, утвержденные постановлением правительства РФ от 07.05.1997 N 546 с суммы выплачиваемые в возмещение расходов и иные компенсации работникам, в том числе надбавки и компенсации взамен суточных, выплачиваемые им в пределах норм, установленных законодательством РФ, а также документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в связи со служебными командировками, переводом, приемом или направлением на работу в другую местность, начисления в ПФ не производятся. Необходимо отметить, что со вступлением в силу Положения о порядке покупки и выдачи инвалюты для оплаты командировочных расходов, утвержденного ЦБР от 25.06.1997 N 62 (вступило в силу 05.08.1997) изменился срок представления авансового отчета о командировке за пределы РФ, а также порядок возмещения перерасхода командировочного лица по авансу, выданному в наличной иностранной валюте. Наличная валюта на расходы по загранкомандировке может быть снята с текущего валютного счета не ранее, чем за 10 рабочих дней до убытия в командировку. Инвалюта, не использованная в случае несостоявшейся служебной командировки должна быть возвращена а банк в течение пяти рабочих дней от даты предполагавшегося убытия командируемого лица.
Следует обратить внимание на то, что с 23.12.1997 вступил в силу Уточненный перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Пенсионный фонд РФ.
Правление Пенсионного фонда РФ постановлением от 15.09.1997 N 73 утвердило Разъяснения по применению перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ПФ РФ, в п. 9.1 сказано, на выданные работникам денежные авансы на командировочные расходы, целевое использование которых не подтверждено в установленные сроки оправдательными документами, страховые взносы начисляются. В этом же пункте 9. 1. указано, что авансовый отчет об израсходованных в связи о командировкой суммах предоставляется работником в течение трех дней по возвращении из командировки.
При наличии перерасхода у командированного лица по авансу в наличной инвалюте на командировочные расходы сумма задолженности может погашаться как путем выдачи суммы задолженности в инвалюте, либо путем выдачи задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранной валюте, установленной ЦБ РФ на дату погашения задолженности.
При расчетах с подотчетным лицом по авансу, выданному для командировок в инвалюте, на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в момент утверждения авансового отчета возникает обычная курсовая разница.
Отдельные нормативные документы использованы в статье: 1.Постановление Правительства РФ от 26.02.1992 N 122 "О нормах возмещения командировочных расходов" (с изм. от 18.04.1992 и 22.02.1993). 2.Письмо Минфина РФ от 16.12.1993 N 11-02-49 "О размерах и порядке выплаты суточных краткосрочных командировках на территории иностранных государств (с изм. от 29.03.1996) 3.Письмо Минфина РФ от 26.04.1993 N 52 "О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках" (с изм. 13.02.1997). 4.Письмо Минфина РФ от 01.08.1994 N 102 "О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения работникам, находящимся в краткосрочных командировках на территории государств - участников СНГ (с изм. от 13.02.1997) 5.Письмо Минфина РФ от 27.12.1996 N 110 "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран". 6.Положение "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утв. Приказом Центробанка от 25.06.1997 N 62.
Советник налоговой службы III ранга
Е.И.РАЗИНКОВА