Государственной налоговой инспекцией по Воронежской области
01 ноября 1997 года
В процессе работы каждого предприятия, организации возникают вопросы, связанные с расчетами с подотчетными лицами.
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы предприятия для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов (канцелярские, почтово - телеграфные), расходов, по приобретению материалов и на другие административно - хозяйственные и операционные нужды.
Выдача наличных денежных средств работникам предприятия подотчет регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40. Лица, получившие наличные деньги под отчет, не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки обязаны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за совершенные расходы (товарные чеки ККМ, товарные накладные, квитанции к приходному ордеру, счета фактуры, проездные документы, квитанции к бланкам строгой отчетности и др.) и представить его бухгалтеру. Документы, подтверждающие расходы, в виде товарного чека со штампом "оплачено" без чека ККМ приниматься к учету не должны.
В случае закупки товаров у физических лиц оправдательным документом может являться торгово - закупочный акт. Торгово - закупочный акт, являющийся первичным учетным документом должен содержать реквизиты, обусловленные письменной формой сделки купли - продажи, а также предусмотренные пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Если оформление акта не позволяет проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, суммы денежных средств, выданные работнику на закуп материальных ценностей, следует считать его личным доходом, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную хозяйственную операцию.
В случае использования подотчетным лицом частного транспорта для производственных нужд в акте должен быть указан: номер машины, Ф. И. О. водителя, а также уплаченная сумма. В случае отсутствия указанных реквизитов потраченная сумма включается в налоговую карточку о совокупном годовом доходе работника и с него берется подоходный налог.
О всех выплатах физическим лицам предприятия обязаны ежеквартально сообщать налоговым органам по своему местонахождению). Причем если имущество продавалось через посредника (поверенного), также сведения сообщаются о собственнике имущества.
В случае покупки подотчетным лицом товарно - материальных ценностей у граждан - предпринимателей предприятие, с указаниям сумм дохода и с указанием причины расхода, по которой предприятием не был удержан подоходный налог (номер, дата свидетельства о государственной регистрации предпринимателя, ИНН), обязано не реже одного раза в квартал представлять сведения по установленной форме налоговым органам.
Если предприятие через подотчетное лицо закупает у физических лиц сельскохозяйственную продукцию, выращенную в личном подсобном хозяйстве, то суммы, выплаченные физическим лицам подоходным налогом не облагаются при наличий справки органов местного самоуправлению, выдаваемую по форме, приведенной в приложении N 1 к инструкции N 35, подтверждающую, что реализуемая продукция выращена в личном подсобном хозяйстве, на садовом или огородном участке расположенном на территории РФ. В документах на выплату физическим лицам денежных сумм делается соответствующая запись с указанием номера и даты выдачи справки, а также наименование органа, выдавшего ее. При отсутствии такой справки бухгалтерия предприятия с сумм, выплаченных физическому лицу должна исчислять подоходный налог в общеустановленном порядке.
В случае когда в авансовом отчете нет оправдательных документов, подотчетную сумму следует зачесть в совокупный годовой доход подотчетного лица.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Советник налоговой службы III ранга
Т.И.ПАВЛОВА