В хозяйственной деятельности организаций часто возникает необходимость в приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет. Несоблюдение определенных условий при документальном оформлении таких операций нередко приводит к проблемам с налоговыми и другими контролирующими финансово-хозяйственную деятельность органами.
Степень внимания со стороны главного бухгалтера к надлежащему документальному оформлению покупок за наличный расчет для нужд организаций в настоящее время обусловлена, в первую очередь, Федеральным законом от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Согласно статье 9 этого Закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Именно оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированной форме, и только хозяйственные операции, по которым не предусмотрены унифицированные формы документов, могут оформляться документами произвольной формы, но с обязательным указанием обусловленных Законом реквизитов.
Целью настоящей статьи является акцентирование внимания бухгалтера на требованиях, предъявляемых к первичным учетным документам при покупке за наличный расчет, а также на некоторых "подводных камнях", связанных с оформлением и отражением в бухгалтерском учете указанных отдельных операций налично-денежного обращения.
ВЫДАЧА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ДЛЯ ПРИОБРЕТЕНИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ (РАБОТ, УСЛУГ)
Выдача наличными денежных средств сотрудникам из кассы организации в данном случае может производиться:
- либо под отчет на хозяйственные и операционные расходы (в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации);
- либо в порядке возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).
Денежные средства на эти цели организации, как правило, получают в обслуживающем банке. Организации, имеющие постоянную денежную выручку, могут расходовать ее на цели, определенные Порядком ведения кассовых операций, утвержденных письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 года N 18 (в редакции последующих изменений и дополнений), по согласованию с обслуживающими их банками. За получением такого разрешения в банк следует обратиться с соответствующим письмом-запросом.
В соответствии с порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем или главным бухгалтером (или лицами, на это уполномоченными).
Для учета и контроля расчетов с работниками организации по выданным им под отчет суммам на хозяйственно-операционные расходы предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". В учете выдача наличных денежных средств под отчет, а также возмещение перерасхода по авансовому отчету отражаются проводкой:
Дебет 71 Кредит 50
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 дней со дня окончания срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесен сотрудником в кассу организации.
Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счетной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.
Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.
НОРМАТИВНЫЕ ОГРАНИЧЕНИЯ НАЛИЧНО-ДЕНЕЖНОГО ОБРАЩЕНИЯ ПРИ ПОКУПКАХ ОРГАНИЗАЦИЙ ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденных письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 года N 18 (в редакции последующих изменений и дополнений), расчеты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.
При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет следует учитывать лимиты, установленные Постановлением Правительства РФ от 17 ноября 1994 года N 1258 "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами" и Распоряжением Правительства РФ от 26 августа 1995 года N 1225-р - для организаций и предприятий потребительской кооперации.
Согласно указанным документам предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами составляет 2000000 рублей по одному платежу, а для организаций и предприятий потребительской кооперации - 5000000 рублей по одному платежу. При этом в соответствии с разъяснениями Центрального банка РФ от 16 марта 1995 года N 14-4/95 под термином "один платеж" понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом в один день по одному или нескольким денежным документам в пределах установленных лимитов.
Указом Президента от 18 августа 1996 года N 1212 "О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения" установлено, что предприятия не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет.
Указанные нормативные ограничения обязательны для исполнения всеми юридическими лицами, а за их несоблюдение в соответствии с пунктом 9 Указа Президента РФ от 23 мая 1994 года N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" предусмотрены штрафные санкции (в двукратном размере суммы произведенного без учета нормативных ограничений платежа).
При этом необходимо учитывать положения письма Центрального банка РФ от 24 ноября 1994 года N 14-4/308, в котором сообщается, что пункт 9 Указа Президента РФ от 23 мая 1994 года N 1006 не распространяется на юридические лица, получающие платеж.
Меры финансовой ответственности за осуществление расчетов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применяется в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПОКУПОК ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ У ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ В РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛЕ
При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе требовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).
При этом кассовый чек в соответствии с постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 года N 914 должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации-продавца;
- номер кассового аппарата;
- номер и дату выдачи чека;
- стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость.
Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином РФ.
Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ "О бухгалтерском учете" должен содержать следующие реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);
- должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.
Согласно Инструкции Государственной налоговой службы РФ N 39 от 11 октября 1995 года "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" (в редакции последующих изменений и дополнений) суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд для организаций розничной торговли, к зачету у покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются.
Единственное исключение - приобретение горюче-смазочных материалов за наличный расчет по чекам АЗС, при этом НДС выделяется по расчетной ставке 13,79% от стоимости приобретенных материалов.
В бухгалтерском учете организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:
Дебет 10 (1, 2, 2, 2, 4, 44,...) Кредит 50 (71)
При этом документы на приобретение за наличный расчет канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов и других материальных ценностей должны быть сопоставлены со складскими документами на оприходование и (или) последующее списание в расход (передачу в эксплуатацию) этих ценностей.
Бухгалтеру важно обратить внимание на обоснованность записей по кредиту счетов 50, 71 в корреспонденции со счетами учета затрат (издержек обращения). Такие записи не могут быть сделаны лишь на основании документов продавца (кассовых и товарных чеков), подтверждающих приобретение материальных ценностей (работ, услуг), без дополнительных документов, составленных организацией-покупателем (или при ее участии) и подтверждающих использование приобретенного в процессе собственного производства.
Такими дополнительными документами могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию приобретенных МБП, акты приемки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПОКУПОК ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ У ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ (КРОМЕ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ)
Прежде всего необходимо отметить, что согласно Инструкции Государственной налоговой службы РФ N 39 от 11 октября 1995 года "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" (в редакции последующих изменений и дополнений) при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах установленных лимитов) у организации-заготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, налог на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном порядке.
Процесс приобретения за наличный расчет материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций-юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов (в любой временной последовательности), каждый из которых оформляется соответствующим документом.
Перечислим эти этапы:
1.Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемыми в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приемки, составляемом в дополнение к соответствующему договору.
2.Внесение наличных денег по заключаемому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по типовой межведомственной форме КО-1. Покупателю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций заверяется печатью (штампом) организации-продавца.
Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключенным договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчетных лиц - инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация - покупатель выписывает расчетный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.
В бухгалтерском учете организации-покупателя данные операции отражаются проводками:
Дебет 60 Кредит 50 (71)
3.Не позднее 10 дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счет-фактуру, выписанную по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 9 июля 1996 года N 914 "Об утверждении порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость".
Такой порядок действует, начиная с 1 января 1997 года. В счете-фактуре должны быть указаны:
- порядковый номер счета-фактуры;
- наименование и регистрационный номер поставщика товара (работы, услуги);
- наименование получателя товара (работы, услуги);
- наименование товара (работы, услуги);
- стоимость (цена) товара (работ, услуг);
- сумма налога на добавленную стоимость;
- дата предоставления счета - фактуры.
В соответствии с письмом Минфина РФ и Госналогслужбы РФ от 25 декабря 1996 года N 109, ВЗ-6-03/89 в целях создания благоприятных условий налогоплательщикам для перехода к новому порядку расчетов по налогу на добавленную стоимость на основе счетов-фактур, в качестве временной меры и впредь до особых указаний, допускается при составлении счетов-фактур поставщиками незаполнение отдельных реквизитов счетов-фактур (в частности, кодов ОКОНХ, ОКПО и ОКДП).
Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг) счет-фактура подписывается покупателем или его уполномоченным представителем.
Надлежаще оформленный счет-фактура является основанием для зачета (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в порядке, установленном федеральным законом.
При получении накладной на отпуск материальных ценностей (или акта сдачи-приемки выполненных работ, услуг) и счета-фактуры в бухгалтерском учете организации-покупателя производятся записи:
Дебет 10 (1, 2, 2, 2, 4, 4, 44...) Кредит 60
...........................................................
Дебет 19 Кредит 60
...........................................................
...........................................................
...........................................................
При исчислении налога с доходов физических лиц, не являющихся предпринимателями, полученных от продажи имущества, принадлежащего этим физическим лицам на праве собственности, следует учитывать исключение из налогооблагаемого дохода сумм в пределах, указанных в подпункте "т" пункта 1 статьи 3 Закона РФ от 7 декабря 1991 года N 1998-1 "О подоходном налоге с физических лиц" (в 1996 году в общем случае - тысячекратный размер минимальной месячной оплаты труда, а при продаже гражданами квартир, жилых домов, дач, садовых домиков, земельных участков, паев, долей - пятитысячекратный размер минимальной месячной оплаты труда).
Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).
Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя по действующему Закону РФ "О подоходном налоге с физических лиц" не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.
Сведения, которые должна представлять организация-покупатель (по форме согласно приложению 3 к Инструкции Госналогслужбы РФ от 29 июня 1995 года N 35), включает в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.
Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемым налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.
Суммы, израсходованные сотрудником в нарушение требований, предъявляемых законом, а также суммы по ненадлежаще оформленным документам не могут быть приняты к зачету и должны быть возмещены подотчетным лицом в кассу организации.