-32300: transport error - HTTP status code was not 200

Ленинградская область
Приказ от 12 сентября 2000 года № 149

Об Инструкции о работе архива учреждения технической инвентаризации на территории Ленинградской области

Принят
Государственным учреждением «Ленинградское областное управление инвентаризации и оценки недвижимости»
12 сентября 2000 года
    1.Утвердить Инструкцию о работе архива учреждения технической инвентаризации на территории Ленинградской области.
    2.Понитковой Ю.Е., секретарю-референту управления "Леноблинвентаризация", довести настоящий приказ до сведения начальников районных, городских управлений технической инвентаризации Ленинградской области.
    3.Начальникам районных, городских управлений технической инвентаризации Ленинградской области:
    3.1.Ознакомить своих работников с вышеуказанной инструкцией и руководствоваться ею при работе с архивными документами.
    3.2.Разработать и утвердить номенклатуру дел, где определить срок хранения каждого дела.
    Начальник Ленинградского областного
    управления инвентаризации и оценки
    недвижимости
    В.В.Дубинин
    СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Архивное управление Приказом управления Санкт-Петербурга "Леноблинвентаризация"
    и Ленинградской области
    от 25.08.2000 N 8 п. 5.8 от 12.09.2000 N 149
    ИНСТРУКЦИЯ О РАБОТЕ АРХИВА УЧРЕЖДЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НА ТЕРРИТОРИИ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
    Санкт-Петербург 2000 год
    При разработке Ленинградским областным управлением инвентаризации и оценки недвижимости использованы:
    - Инструкция о работе Архива бюро технической инвентаризации, принятая Российским государственным союзом предприятий, организаций и объединений жилищно-коммунального хозяйства к введению в действие с 1 января 1991 года;
    - Положение о государственном учете жилищного фонда в Российской Федерации, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.97 г. N 1301;
    - Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах;
    - Положение об Архивном фонде Российской Федерации, Положение об архивах и реестре архивов организаций технической инвентаризации, государственном учете документов и экспертных архивных комиссиях, утвержденные приказом Государственного Комитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу от 19.01.2000 г. N 6.

  1. I.Общие положения

    2. 1.1.Настоящая инструкция устанавливает правила работы архива документов учреждения технической инвентаризации.
    1.2.Основными задачами архива являются:
    - приемка, хранение, учет инвентаризационно-технической и правоустанавливающей документации, сформированной в инвентарные и приватизационные дела;
    - выдача документов в производство, контроль за их использованием и возвратом;
    - списание инвентарных дел;
    - выдача собственникам, пользователям, владельцам и государственным органам сведений, содержащихся в инвентаризационно-технической документации.
    1.3.В Архиве учреждения технической инвентаризации:
    - обеспечивается постоянное хранение инвентарных дел (с правоустанавливающими документами или копиями с них) на существующие объекты. При уничтожении объекта по причине сноса, пожара, стихийного бедствия или по иным обстоятельствам, "погашенные" инвентарные дела хранятся 5 лет;
    - производится списание дел по истечении срока хранения;
    - производится ежегодная инвентаризация инвентарных дел и иной документации;
    - регистрируются в специальном журнале материалы оперативного фонда;
    - предусматривается учет и контроль сохранности материалов.
    1.4.Архивы учреждений технической инвентаризации относятся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации.
    Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.<*>
    Под архивом учреждений технической инвентаризации Ленинградской области понимается совокупность документов, отражающих местоположение, техническое состояние, стоимость и принадлежность объектов недвижимости, а также место приема и хранения архивных документов в интересах пользователей.
    Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника, владельца, пользователя.<**>
    -------------------------------
    <*> - ст. 1 абз. 3 "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах" от 07.07.93 г.
    <**> - ст. 1 абз. 2 "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах" от 07.07.93 г.

  2. II.Основное хранилище

    3. 1.Требования к помещению и оборудованию
    1.1.Помещение основного хранилища (архива) должно быть изолированным от других помещений, сухим, безопасным в пожарном отношении. Оконные проемы должны быть защищены металлическими решетками, один из оконных проемов должен быть оборудован открываемой решеткой с замком, на случай оперативного выноса документов в случае пожара.
    Входные двери основного хранилища должны обшиваться стальным листом по асбестовой прокладке. Стены и потолок помещения должны отделываться несгораемыми материалами.
    Электропроводка в помещении должна быть скрытой, открытая проводка осуществляется в металлических рукавах или трубах. После окончания работы электропроводка, кроме аварийного освещения, обесточивается общим рубильником.
    Устройство естественной вентиляции должно исключать попадание влаги в помещение. В нерабочее время естественная вентиляция должна прерываться.
    При невозможности оборудования помещения противопожарной и охранной сигнализацией руководитель предприятия своим приказом устанавливает соответствующие охранные меры.
    1.2.Архивохранилище оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать хранение дел в вертикальном положении.
    В хранилище поддерживается положительная температура от 14 до 20 градусов и относительная влажность от 50 до 65%.
    Материалы хранения должны быть защищены от прямого попадания солнечных лучей.
    Для хранения особо ценных дел должны использоваться засыпные шкафы. Архивохранилище должно быть снабжено лестницей-стремянкой, пылесосом, ящиком с песком и огнетушителем.
    Сухая обработка пола (подметание) запрещается. Необходимо проводить влажную обработку пола с применением 1%-ного раствора формалина.
    Уборка помещения производится в присутствии работника архива.
    2.Материалы основного хранения
    2.1.Материалы основного хранения:
    - инвентарные дела на объекты недвижимости,
    - материалы по приватизации жилищного фонда,
    - сводные инвентарные планы (или генпланы) для инженерных коммуникаций и благоустройства,
    - комплекты чертежей планов (схем) городов, поселков, сельских населенных пунктов, сброшюрованные или в виде отдельных чертежных листов специального назначения,
    - книга учета уничтоженных дел,
    - материалы статистической отчетности и другие единицы хранения.
    Перечень материалов основного хранения может дополняться руководителем организации.
    Поступающие в основное хранилище единицы хранения (инвентарные дела, комплекты чертежей и т. д.) должны иметь четкое наименование, позволяющее отнести их к тому или иному виду основных фондов.
    2.2.Порядок приемки, учета и хранения дел.
    2.2.1.К основному хранению принимаются инвентарные дела законченные, оцененные и сброшюрованные в твердые папки.
    Листы, входящие в инвентарное дело, должны быть пронумерованы с выполнением их описи.
    Скрепление листов инвентарного дела металлическими дипилями не допускается.
    2.2.2.Стоимость инвентарного дела определяется по расчету, составленному исполнителем, исходя из затрат на его разработку, проверяется бухгалтером и утверждается руководителем учреждения.
    Стоимость дел, ранее принятых на хранение без оценки, определяется инвентаризационной комиссией при проведении инвентаризации архива.
    Первоначальная стоимость инвентаризационного дела указывается в левом верхнем углу оборота обложки. Последующие затраты, связанные с внесением результатов текущей инвентаризации, плюсуются к первоначальной стоимости, а новая стоимость записывается под первоначальной нарастающим итогом.
    2.2.3.Инвентарное дело на строение (сооружение) разделяется на три отдельно сброшюрованные группы документов.
    К первой группе отнесены материалы последней по времени инвентаризации, расположенной в следующей последовательности:
    - технический паспорт;
    - план или схема земельного участка;
    - поэтажные планы;
    - экспликации к поэтажному плану.
    Ко второй группе документов относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, сброшюрованные в хронологическом порядке.
    К третьей группе относятся полевые материалы (абрисы, расчеты площадей земельного участка, акты технического обследования, справки, описи текущих изменений, материалы предшествующих инвентаризаций и т. п.), расположенные в указанной выше последовательности и подшиваемые в хронологическом порядке. Документы, утратившие значение в связи с их заменой, должны содержать отметку: "Погашено. Дата. Подпись".
    Извлечение документов из всех групп инвентарного дела после их подшивки не допускается.
    2.2.4.Учет принятых инвентарных дел производится путем их внесения в книгу учета вновь сформированных дел (приложение 1) и в инвентарную книгу (приложение 2).
    Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя и печатью учреждения.
    Обязательным требованием при велении инвентарных книг является указание даты, инвентарного номера, наименования объекта, адреса и назначения.
    Комплекты чертежей и планов, отдельные листы специального назначения регистрируются в инвентарной книге на объекты внешнего благоустройства, сетей и сооружений (приложение 3).
    2.2.5.Инвентарные номера сформированным делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления.
    Присвоенный инвентарный номер проставляется в левом верхнем углу заглавной обложки дела.
    Инвентарные номера дел, хранящихся с разграничением по населенным пунктам, должны быть проставлены в виде дроби: в числителе дроби указывается инвентарный номер, а в знаменателе условный номер населенного пункта. Условные номера населенных пунктов рекомендуется принимать в соответствии с почтовой индексацией.
    Инвентарным делам на квартиры необходимо присваивать номера, состоящие из инвентарного номера жилого дома и номера квартиры (например 401-45).
    2.2.6.Инвентарные дела, погашенные по причинам сноса, уничтожения при пожаре, стихийном бедствии или аварии объекта, исключаются из инвентарной книги. Причем в графе "Примечания" инвентарной книги делается запись, с указанием даты и объяснением причины погашения инвентарного дела.
    Инвентарный номер снесенного строения остается свободным и не присваивается другим объектам. Учет таких номеров ведется в инвентарной книге.
    3.Порядок выдачи, контроль за использованием и возвратов дел
    3.1.Выдача инвентарных дел из основного хранилища производится по письменному разрешению руководителя или уполномоченных им лиц (главных специалистов). В разрешении указывается цель выдачи и кому. Получатель дела обязан указать срок его возврата.
    На каждое инвентарное дело ведется карточка учета выдачи и возврата инвентарного дела (приложение 4). Карточка должна храниться в инвентарном деле, а при его выдаче из архива оставляется на месте хранения инвентарного дела.
    3.2.Контроль за выдачей и возвратом инвентарных дел ведется по записям в журнале учета выдачи и возврата инвентарных дел (приложение 5).
    Специалист архива, ответственный за выдачу дел, обязан вести контроль за соблюдением сроков и ежемесячно сообщать начальнику учреждения технической инвентаризации обо всех случаях задержки возврата выданных дел.
    Виновные в утрате или порче материалов обязаны возместить стоимость их восстановления, которая определяется согласно п. 2.2.2 настоящей инструкции.
    3.3.Выдача копий инвентарно-технической документации из инвентарного дела производится только собственнику, владельцу или доверенным от них лицам и по запросам правоохранительных органов, органов исполнительной власти.
    3.4.Для контроля сохранности и полноты материалов, возвращаемых в основное хранилище, а также для создания возможности восстановления дел, необходимо создавать электронный архив, хранение которого осуществляется в областном управлении инвентаризации.
    4.Сроки хранения, порядок списания инвентарных дел и ревизия архива
    4.1.Постоянному бессрочному хранению в архивах учреждений технической инвентаризации подлежат:
    - схематические и инвентарные планы городов, поселков и кварталов;
    - инвентарные дела на здания и сооружения, принятые ранее или стоявшие на государственной охране;
    - списки зданий и сооружений, являющихся памятниками истории и архитектуры, а также принятых (принимаемых) на государственную охрану или имеющих историко-архитектурную ценность, предоставляются в учреждения технической инвентаризации управлениями культуры и органами по охране памятников.
    Утверждение результатов отбора и экспертизы дел и документов учреждений технической инвентаризации, передаваемых на хранение в государственные архивы, производится специальными комиссиями с участием представителей архивной службы. Переданные Госархиву материалы фиксируются в книге учета дел, переданных в государственные архивы (приложение 14).
    При ликвидации учреждений технической инвентаризации документы бессрочного хранения должны; передаваться правопреемнику или в государственные архивы по решению специальной комиссии с участием представителя Архивного управления.
    4.2.Постоянному срочному хранению в архиве подлежат:
    - инвентарные дела с правоустанавливающими документами или копиями с них на существующие объекты недвижимости. В случае уничтожения объекта недвижимости погашенные инвентарные дела хранятся в архиве учреждения 5 лет;
    - обветшавшие инвентарные книги, срок хранения которых устанавливается решением начальника учреждения технической инвентаризации на период справочной потребности в них, но не менее 5 лет.
    4.2.1.По истечении срока хранения основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел (приложение 6), с обязательной отметкой в графе 4 всех адресов, которые о свое время присваивались объекту недвижимости.
    4.2.2.Списание дел к уничтожению производится на основании акта, составленного комиссией, назначаемой приказом начальника учреждения технической инвентаризации (номер приказа о создании комиссии и дата акта указываются в графе 17 книги уничтоженных дел). Акты на списание и уничтожение инвентарных дел хранятся в бухгалтерии учреждения технической инвентаризации.
    4.2.3.В целях проверки наличия, состава, состояния и сохранности инвентарных дел основного хранения должна проводиться ежегодная инвентаризация. Инвентаризация проводится комиссией, назначаемой приказом начальника учреждения технической инвентаризации. Инвентаризация архива проводится в соответствии с "Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств". Приложение к приказу МФ РФ от 13 июля 1995 г. N 49.
    В состав комиссии включаются: специалист архива, руководитель организации технической инвентаризации, главный бухгалтер и главный специалист.
    При проведении инвентаризации инвентарная опись не составляется, а делается отметка о наличии ведения по инвентарным делам в инвентарной книге. Количество и стоимость инвентарных дел основного хранения на дату проведения инвентаризации указывается в инвентарной книге.
    По итогам составляется ведомость по приложению 5 к письму Минфина от 30.12.82 г. N 179.
    Стоимость инвентарных дел основного хранения отражается в балансе учреждения технической инвентаризации отдельной строкой.

  3. III.Оперативный фонд

    4. 1.Материалы оперативного доступа и хранения
    1.1.Оперативный фонд предназначен для уменьшения обращений к материалам основного хранения и включает в себя:
    - книги учета вновь вписанных дел (приложение 1);
    - инвентарные книги (приложения 2, 3);
    - реестровые книги (реестр) (приложение 7);
    - алфавитную картотеку или алфавитный журнал владельцев и собственников (приложения 8, 9);
    - статистические картотеки на строение (приложение 12);
    - книги учета самовольного строительства (приложение 11);
    - книги учета бесхозяйных строений и сооружений (приложение 13);
    - книги учета сносимых строений (приложение 6);
    - объемная книга (приложение 10);
    - книгу учета, переданных дел в государственные архивы (приложение 14).
    1.2.Оперативный фонд должен позволять быстрый поиск требуемой информации без обращения к материалам основного хранения.
    Для достижения указанных целей руководитель организации технической инвентаризации вправе формировать любые другие материалы оперативного фонда, а также разрабатывать и внедрять новые способы хранения, поиска и выдачи информации, в том числе справочно-информационную базу данных на электронных носителях.
    1.3.Материалы оперативного фонда (инвентарные книги, реестровые книги и т. п.) регистрируются в специальном журнале делопроизводства. Форма журнала должна предусматривать учет, контроль сохранности материалов.
    1.4.Инвентарные книги на домовой фонд (приложение 2) содержат наименование здания по использованию (жилой дом со встроенным магазином) и фонд собственности (графа 6: государственная, муниципальная и т. д.). Запись в графе 6 юридического значения не имеет и корректируется по результатам инвентаризации.
    Наличие данных записей позволяет делать статистические выборки объектов по использованию и принадлежности.
    Инвентарные книги являются доказательным документом о наличии дел, хранящихся в архиве. Для целей доказательства существования объекта и его принадлежности инвентарная книга не используется.
    1.5.Книги учета (реестровые) (приложение 7) предназначены для регистрации объектов недвижимости по принадлежности. Запись в книге учета (реестровой) имеет юридическое значение для установления владельца объекта на дату регистрации и исчисления сроков.
    Книги учета (реестровые) ведутся по следующим видам основных фондов:
    - жилые здания;
    - здания гражданского назначения;
    - сооружения;
    - передаточные устройства.
    Книги учета (реестровые) ведутся специалистом, назначаемым приказом руководителя учреждения технической инвентаризации.
    Ведение реестровых книг по алфавиту улиц позволяет оперативному поиску информации о принадлежности объектов недвижимости при наличии адреса.
    1.6.Алфавитный журнал (приложение 8) или алфавитная карточка (приложение 9) владельцев объектов предназначены для получения информации о принадлежности объекта и поиска соответствующих материалов основного хранения в случае, когда местонахождение объекта заранее не известно.
    Алфавитные карточки заполняются на всех владельцев и размещаются в ящиках в алфавитном порядке, причем на одного владельца ведется одна алфавитная карточка с перечнем всех принадлежащих ему объектов. На лицевой стороне ящиков делаются надписи с указанием начальных букв наименований владельцев.
    Алфавитные карточки на снесенные объекты и карточки выбывших владельцев погашаются с указанием даты и оснований, изымаются из действующей картотеки и хранятся не менее 5 лет в отдельном ящике, в алфавитном порядке. По аналогу ведутся записи по выбывшим владельцам и в алфавитном журнале.
    1.7.Статистические карточки (приложение 12) необходимы для получения инвентаризационно-технической информации, позволяют снизить число обращений к материалам основного хранения.
    Статистические карточки составляются исполнителем инвентаризационно-технических работ на каждый объект, корректируются по результатам текущей инвентаризации и хранятся в ящиках в порядке инвентарных номеров.
    Статкарточки на снесенные объекты погашаются с указанием даты и оснований, изымаются из действующей картотеки и хранятся не менее 5 лет в отдельном ящике по инвентарным номерам.
    1.8.Книга учета самовольно возведенного строительства (приложение 11) ведется в хронологическом порядке выявления эксплуатируемых и не принятых государственной комиссией объектов.
    Самовольное возведение строений, не являющихся самостоятельными инвентарными объектами (пристроек, гаражей и др. принадлежностей главной вещи, т. е. строений основного назначения), а также перепланировки помещений, в данной книге фиксируется в отдельном разделе.
    1.9.Книга учета бесхозяйных объектов ведется по форме (приложение 13) аналогично книге учета самовольного строительства.
    1.10.При наличии достаточной информационной базы данных на электронных носителях ведение алфавитных и статистических карточек не требуется, если сохранность носителей дублируется одной копией.
    2.Порядок выдачи и контроль за информацией, выдаваемой из архива
    2.1.Архив организации технической инвентаризации вправе выдавать копии инвентаризационно-технических документов, справки установленного образца (приложения 15, 16, 17, 18, 19, 20) собственникам, владельцам объектов или их доверенным лицам.
    2.2.Снятие и выдача копий с копий документов запрещается.
    2.3.Информация о конструктивных и планировочных особенностях отдельных зданий и сооружений (следственные изоляторы, учреждения исполнения наказаний, судов, милиции, прокуратуры, банков, музеев и т. д.) является закрытой, формируется и выдается только по письменному запросу собственника объекта.
    2.4.Информация об учтенных объектах предоставляется за плату, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
    2.5.Информация о лицах, несущих бремя по содержанию объекта, предоставляется в указанном порядке только:
    - собственнику (владельцу) объекта;
    - физическому и юридическому лицу, получившему доверенность
    от собственника (владельца);
    - наследникам по закону и завещанию.
    В соответствии с законами Российской Федерации информация а виде описания объекта, принадлежности и стоимости предоставляется по надлежаще оформленным запросам:
    - правоохранительным органам и судам по находящимся в производстве делам;
    - органам государственной власти Ленинградской области и местного самоуправления;
    - налоговым органам в пределах территории;
    - иным организациям, определенным законодательством РФ.
    Подлинники учетно-технической и иной документации, хранящиеся в архиве учреждений технической инвентаризации, выдаче не подлежат, информация с них выдается в виде копии.
    2.6.Организации технической инвентаризации предоставляют информацию бесплатно учреждениям юстиции по регистрации прав на объекты недвижимости в объеме, необходимом для их работы.
    2.7.Выдаваемые копии документов не должны приводить к возникновению споров между владельцами, поэтому необходимо указывать конкретно, для какой цели выданы документы.
    2.8.Порядок выдачи документов должен быть детализирован руководителем учреждения технической инвентаризации.
    2.9.Работники учреждений технической инвентаризации, подготавливающие и контролирующие выдаваемые документы, обязаны обращать внимание на соответствие документов результатам последней инвентаризации. Все возникшие изменения должны быть документально обоснованы.
    Если в ранее выданных материалах и в материалах предыдущих инвентаризаций будет обнаружена ошибка, то контролирующее лицо обязано внести запись об этом в примечаниях к выдаваемым материалам. Исправления материалов предыдущих инвентаризаций не допускаются.
    Особое внимание должно уделяться обоснованию границ землепользовании, классификации помещений и их площадям, литеровке и адресу объекта. Выдаваемые документы по вопросам споров должны содержать ссылки на обосновывающие документы. Если в инвентаризационном документе таких ссылок нет, то руководитель учреждения технической инвентаризации имеет право внести их на основании других документов (заключений комиссий, постановлений органов исполнительной власти и др.).
    При отсутствии физических границ землепользования (ограждений, граничных столбов) или документа, устанавливающего границы землепользования, контролирующее лицо обязано сделать запись: "границы показаны условно".
    При неоднозначности классификации помещений, литеровки строения контролирующее лицо обязано сделать запись о том, что классификация и литеровка даны условно в учетно-статистических целях (а не в доказательных).
    Выдача сведений о физическом износе части объекта инвентарного объекта неправомерна.

  4. IV.Организация работы архива

    5. 3.1.Время работы архива должно устанавливаться исходя из условий удобства для населения.
    3.2.Помещение для приема граждан и юридических лиц должно быть оборудовано справочной информацией о времени работы, порядке выдачи документов, тарифах на инвентаризационно-технические работы и услуги. На специальном стенде должны быть представлены образцы документов в соответствии с их назначением.
    3.3.При значительных объемах работ по выдаче документов рекомендуется оборудовать кассовое помещение с установкой кассового аппарата.
    3.4.При разбросанности сельских населенных пунктов на значительной территории или больших объемах инвентаризационно-технических работ формирование оперативного фонда и выдачу документов следует предусмотреть непосредственно в администрациях волостей.
    3.5.Круг лиц, имеющих доступ в архив, ограничен. В случае отсутствия работника архива (на время отпуска, болезни) руководитель учреждения технической инвентаризации приказом назначает другого работника, несущего ответственность за выдачу дел из архива.