-32300: transport error - HTTP status code was not 200

Кировская область
Инструкция от 19 августа 2002 года

Инструкция по делопроизводству в администрации Куменского района

Принята
Главой администрации Куменского района Кировской обл.
19 августа 2002 года
    В редакции
  • от 31.12.2004 № 69.
    Содержание
    1.Общие положения.
    2.Документирование управленческой деятельности.
    3.Состав реквизитов документов.
    4.Требования к бланкам документов.
    5.Требования к оформлению реквизитов документов.
    6.Подготовка и оформление отдельных видов документов.
    6.1.Схема составления документа.
    6.2.Постановления и распоряжения главы администрации района.
    6.3.Приказы.
    6.4.Положения (инструкции).
    6.5.Протоколы.
    6.6.Акты.
    6.7.Служебные письма.
    6.8.Служебные (докладные) записки.
    6.9.Телеграммы.
    6.10.Телефонограммы.
    6.11.Договоры, соглашения, доверенности.
    7.Прием и первоначальная обработка поступившей корреспонденции.
    8.Регистрация и распределение поступившей корреспонденции.
    9.Порядок прохождения входящих документов.
    10.Порядок работы с актами Президента Российской Федерации, высших органов государственной власти Российской Федерации.
    11.Порядок рассмотрения обращений и организации приема граждан.
    12.Организация исполнения (контроля за выполнением) актов Правительства области, других документов и поручений.
    13.Организация контроля за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации района.
    14.Порядок прохождения исходящих и внутренних документов, отправка исходящих документов.
    15.Составление, оформление, учет, передача и прием материалов с использованием средств факсимильной связи.
    16.Составление, оформление, учет, передача и прием материалов с использованием средств электронной почты.
    17.Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
    17.1.Общие положения.
    17.2.Прием и регистрация входящих документов.
    17.3.Оформление, учет, размножение и отправка исходящих документов.
    17.4.Группировка исполненных документов в дела.
    17.5.Использование документов, изданий и дел.
    17.6.Отбор документов, изданий и дел для хранения и к уничтожению.
    18.Подготовка материалов по вопросам награждения, присвоения почетных званий.
    19.Составление номенклатуры дел, формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов.
    19.1.Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.
    19.2.Формирование дел в подразделениях.
    19.3.Экспертиза ценности документов.
    19.4.Оформление и подготовка дел к передаче в архив.
    19.5.Передача дел в архив.
    19.6.Использование архивных документов.
    20.Порядок печатания и размножения документов.
    21.Изготовление, движение и использование печатей и штампов.
    Приложения.
    1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
    1.1.Инструкция по делопроизводству в администрации Куменского района (далее именуется Инструкция) разработана на основании Регламента и в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 N 1547-р.
    1.2.Инструкция является нормативным документом и определяет систему организации делопроизводства, порядок подготовки отдельных видов документов несекретного характера и работы с ними, порядок печатания, копирования и размножения материалов, использования печатей и штампов в администрации Куменского района, ее структурных и территориальных подразделениях.
    Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемыми и другими, независимо от их носителей.
    Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
    1.3.Требования Инструкции являются обязательными для работников администрации района, структурных и территориальных подразделений администрации района, организующих или непосредственно ведущих работу с документами.
    Работники структурных и территориальных подразделений администрации района несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
    1.4.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в администрации района возлагается на управление делами администрации района, в структурных подразделениях администрации района - на их руководителей, в местных администрациях - на глав администраций поселков и сельских округов.
    Руководитель структурного подразделения, глава местной администрации определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи и функции которого отражаются в его должностной инструкции, утверждаемой руководителем подразделения, главой администрации поселка, сельского округа.
    На указанного работника возлагаются следующие основные функции:
    прием и учет поступивших в подразделение документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, числу документов, зарегистрированных в базе данных регистрации входящих документов в приемной администрации района;
    передача поступивших документов на рассмотрение руководителю подразделения, главе местной администрации и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
    в соответствии с резолюцией руководителя ознакомление соответствующих сотрудников с распорядительными и информационными материалами, поступившими в подразделение;
    контроль за прохождением документов в подразделении;
    организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководителю, главе местной администрации данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях;
    ввод в электронную базу данных подразделения, регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки необходимой информации о ходе и результатах исполнения документов и поручений, местонахождении документа;
    проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
    ежегодная сверка наличия в подразделении документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" с данными приемной администрации района;
    учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
    выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;
    контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
    разработка номенклатуры дел подразделения на очередной год;
    формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, организация их использования в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача законченных делопроизводством дел на хранение в архив администрации района (далее - архив);
    проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства;
    перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передача функций по ведению делопроизводства другому работнику - по указанию руководителя подразделения;
    подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей и средств оргтехники, а также их учет и выдача в подразделении.
    1.5.Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за выполнением в структурных подразделениях администрации района требований настоящей Инструкции, обучение работников администрации района, администраций поселков и сельских округов по вопросам делопроизводства осуществляет управление делами администрации района.
    1.6.При работе с подлинниками изданных документов не разрешается вносить в них исправления и делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
    Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, занимающихся или знакомящихся с этой информацией.
    1.7.С нормативными правовыми актами главы администрации района и проектами, другими документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямое отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных актов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения главы администрации района, первого заместителя, управляющего делами администрации района.
    1.8.Заверенные копии постановлений и распоряжений главы администрации района сторонним организациям, не указанным в рассылке данных документов, выдаются (по письменной просьбе их руководителей) с разрешения управляющего делами администрации района и, как правило, по согласованию с разработчиком документа.
    1.9.Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни сотрудник обязан передать через работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном, территориальном подразделении администрации района, находящиеся на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя своего подразделения; сдать все числящиеся за ним секретные документы в отдел по делам гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций или отчитаться за них.
    1.10.В случае увольнения или перехода на работу в другое подразделение администрации района сотрудник должен своевременно отчитаться перед руководителем своего подразделения о выполнении находящихся у него на исполнении секретных документов и сдать их, а также ключ от металлического шкафа (сейфа) и металлическую печать для его опечатывания в отдел по делам ГО и ЧС; передать все числящиеся за ним документы и телефонные справочники работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном, территориальном подразделении администрации района.
    1.11.При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, обязан сдать по акту, утверждаемому руководителем данного подразделения, имеющуюся у него документацию по ведению делопроизводства другому сотруднику в присутствии работника управления делами.
    1.12.При увольнении сотрудник обязан сдать служебное удостоверение в управление делами.
    1.13.Об утрате документа, служебного удостоверения, ключа от металлического шкафа (сейфа) и металлической печати для его опечатывания немедленно докладывается руководителю своего структурного, территориального подразделения, управляющему делами администрации района и руководителям соответствующих структурных подразделений администрации района. Руководителем подразделения незамедлительно назначается служебное расследование, о результатах которого информируется управляющий делами администрации района.
    1.14.Переписка между структурными и территориальными подразделениями администрации района по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
    1.15.Взаимодействие с представителями средств массовой информации (далее - СМИ), передача им какой-либо служебной информации или нормативных правовых актов главы администрации района осуществляется через организационный отдел или управление делами администрации района.
    1.16.С настоящей Инструкцией работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном и территориальном подразделении администрации района, знакомит каждого сотрудника своего подразделения под роспись.
    1.17.Работа с документами, имеющими гриф ограничения доступа к документу, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями и с учетом требований настоящей Инструкции.
    1.18.Структурные и территориальные подразделения администрации района могут использовать в работе не противоречащие требованиям настоящей Инструкции свои методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в подразделении.
    1.19.Порядок использования имеющихся в подразделении средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи определяется руководителем этого подразделения.
    2.ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
    2.1.Документирование управленческой деятельности администрации района и ее подразделений заключается в создании в соответствии с федеральным и областным законодательством нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, положений, инструкций, правил, писем и др.), которые фиксируют на бумажных или других носителях управленческие действия (решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов местного самоуправления района).
    2.2.Основанием для издания нормативной и организационно-распорядительной документации являются:
    федеральные конституционные законы и федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;
    задания и предписания органов исполнительной власти Российской Федерации, судебной власти и органов надзора;
    законы представительного органа государственной власти области о разработке и принятии конкретного правового акта органами местного самоуправления;
    постановления и распоряжения Правительства Кировской области;
    указы и распоряжения Губернатора - Председателя Правительства Кировской области;
    осуществление исполнительной и распорядительной деятельности администрации района в пределах ее компетенции;
    обращения (предложения) руководителей территориальных органов федеральных и областных органов исполнительной власти, структурных и территориальных подразделений органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, трудовых коллективов и отдельных граждан;
    обязательства, вытекающие из договоров и соглашений, в которых участвует администрация района;
    другие основания, предусмотренные законодательством.
    2.3.Администрация района ведет переписку с федеральными и областными органами государственной власти, предприятиями, учреждениями, организациями, а также с гражданами. При необходимости передачи срочной информации составляются телеграммы и телефонограммы, используются средства электронной почты, телетайпной и факсимильной связи.
    3.СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
    3.1.При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
    02 - герб муниципального образования;
    04 - код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
    05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
    06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
    07 - код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации ( ОКУД);
    08 - наименование организации (организаций); наименование ее подразделения;
    09 - справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телефакса, счета в банке, адрес электронной почты);
    10 - наименование вида документа (не указывается в письмах);
    11 - дата документа;
    12 - регистрационный номер документа;
    13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
    14 - место составления или издания документа;
    15 - адресат;
    16 - гриф утверждения;
    17 - резолюция;
    18 - заголовок к тексту;
    19 - отметка о контроле;
    20 - текст документа;
    21 - отметка о наличии приложения;
    22 - подпись;
    23 - гриф согласования документа;
    24 - визы согласования документа;
    25 - оттиск печати;
    26 - отметка о заверении копии;
    27 - отметка об исполнителе;
    28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
    29 - отметка о поступлении документа в организацию;
    30 - идентификатор электронной копии документа.
    3.2.Для изготовления бланков документов обычно используются следующие реквизиты: 02, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а также отметки для расположения реквизитов: 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30.
    3.3.При оформлении документов используются следующие реквизиты: 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30.
    При подготовке и оформлении постановлений, распоряжений, приказов используются также реквизиты "Кем подготовлен документ", "Указание о рассылке документа.
    3.4.Схема расположения реквизитов документов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков даны в приложениях 1, 2.
    4.ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ
    4.1.Для оформления документов в администрации района используются бланки нормативных правовых документов (постановлений, распоряжений, приказов), писем.
    4.2.Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), допускается использование бланков формата А3 (210 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм) по ГОСТ 9327 на основе углового и продольного расположения реквизитов.
    4.3.Бланки документов формата А4, а также документы, оформленные не на бланке, должны иметь следующие размеры полей:
    левое - от 2,75 до 3,5 см;
    правое - не менее 1 см;
    верхнее - не менее 2,5 см;
    нижнее - не менее 2 см (на бланках формата А5 - 1,6 см).
    При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 1 см, правого - от 2,75 до 3,5 см.
    4.4.Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
    Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
    4.5.Бланки документов администрации района, подразделений проектируют в соответствии с приложениями 1, 2 к настоящей Инструкции. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
    4.6.Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков.
    4.7.Реквизит 02 располагается над серединой реквизита 06.
    Реквизиты 06, 07, 08, 12; ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
    центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
    флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
    4.8.Для администрации района, ее структурного и территориального подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:
    общий бланк;
    бланк письма;
    бланк конкретного вида документа, кроме письма.
    Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
    Бланки структурного, территориального подразделения администрации района или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
    4.9.Общий бланк включает реквизиты 02, 08. Бланк письма включает реквизиты 02, 04, 05, 06, 08, 09.
    Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает реквизиты 02, 08, 10, 14; ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 18, 19.
    5.ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
    5.1.Документы администрации района оформляются, как правило, на бланках установленной формы и должны иметь обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
    5.2.При печатании документов используют следующие стандартные положения табулятора (отступ от левой границы текстового поля):
    0 - для печатания реквизитов "Дата документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", наименования должности в реквизите "Подпись"; реквизитов "Кем подготовлен документ", "Гриф согласования документа", "Визы согласования документа" и наименований должностей к этим реквизитам; "Указание о рассылке документа", "Отметка о заверении копии", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Идентификатор электронной копии документа"; заверительной надписи "Верно";
    5 - для начала абзаца в тексте;
    16, 24 - для составления таблиц и трафаретных текстов;
    32 - для реквизита "Адресат";
    40 - для реквизитов "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу", слова "Приложение";
    48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись";
    56 - для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.
    Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к изданию составленного документа, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля без кавычек.
    Слова ПОСТАНОВЛЯЕТ (ПОСТАНОВЛЯЮ), ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ, УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), СОГЛАСОВАНО печатаются прописными буквами без кавычек.
    5.3.Герб муниципального образования "Куменский район" помещают на бланках документов в соответствии с Положением о гербе Куменского района, утвержденным решением районной Думы от 25.09.2002 N 9/55.
    Изображение герба муниципального образования "Куменский район" на бланках нормативных правовых документов помещается в центре верхнего поля над серединой наименования организации (автора документа), а на бланках писем - в верхнем поле над серединой строк наименования организации. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.
    5.4.Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
    5.5.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
    5.6.Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
    5.7.Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации ( ОКУД) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
    5.8.Реквизит "Наименование организации (организаций)" является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное или территориальное подразделение и представляющее организацию должностное лицо.
    Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
    Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне.
    Наименование организации помещается ниже герба Куменского района через 1,5 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт <1>) в соответствии с расположением данного реквизита на бланке документа и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 14.

    -----------------------------------
    <1> ПТ (пункт) - величина измерения (1/72 дюйма), используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала.


    Наименование подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа. Оно располагается ниже герба Куменского района или наименования организации через 1,5 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт) и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтами N 11 - 14.
    5.9.Наименование вида документа должно соответствовать табелю унифицированных форм применяемых документов.
    Документ содержит наименование его вида, которое включается в состав бланка (постановление, распоряжение, приказ) и обуславливает особенности содержания и построения текста, помогает определить назначение документа.
    В бланке письма наименование вида документа не указывается.
    Наименование вида документа (кроме письма) помещается ниже наименования организации посередине текстового поля через 1,5 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт) и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 16.
    5.10.Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. Справочные данные включают: индекс предприятия связи; почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (код по ОКПО или ОКОГУ; код по ОКУД; номера телефакса, счета в банке, адрес электронной почты). Порядок написания составных частей почтового адреса производится в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи" и изложенной в пункте 5.15 раздела 5 настоящей Инструкции.
    5.11.Реквизит "Дата документа" содержит указание на время подписания (принятия, утверждения, согласования, регистрации) документа.
    Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата печатается от левой границы текстового поля.
    Если автором документа являются две и более организации, то его датой считается наиболее поздняя дата подписания (регистрации).
    Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
    Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.
    Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрено иное.
    Дату оформляют цифровым или словесно-цифровым способом.
    Дату документа оформляют обычно арабскими цифрами в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (без точки в конце, если это не является концом предложения). При цифровом способе оформления даты, если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0, после цифры года буква "г" не проставляется. Например, дату 5 января 2001 года следует оформлять 05.01.2001. При ссылке на дату документа, принятого до 2000 года, при цифровом способе ее оформления правомерно написание даты разделенными точками тремя парами арабских цифр в ранее указанной последовательности (например: 05.11.99).
    При подготовке нормативных правовых и финансовых документов, в служебных письмах допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), 03 декабря 2001 года, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.12.03.
    5.12.Реквизит "Регистрационный номер документа".
    На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется после даты на одном уровне с ней.
    Регистрационный номер документа состоит из проставляемых через тире индекса структурного подразделения администрации района, индекса (номера) дела по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов в календарном году, которые могут дополняться кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора и др. Например:
    N 02-03-115, где 02 - индекс подразделения, 03 - индекс (номер) дела по номенклатуре дел, 115 - порядковый регистрационный номер документа.
    N АН-994/8, где АН - Андрей Николаев, 994 - порядковый номер документа, 8 - индекс (номер) дела по номенклатуре дел.
    В нормативных правовых документах главы администрации района регистрационным номером является его порядковый номер, оформляемый в соответствии с требованиями раздела 4 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений главы администрации Куменского района.
    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо), например: 210/170. При подготовке совместных актов с органами исполнительной власти Кировской области проставляются через косую черту дата подписания документа и его порядковый номер каждой из сторон, например: от 15.12.2001 N 9/21/от 17.12.2001 N 255.
    5.13.Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, заключение и т.д.), и включает в себя порядковый регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответ. На документах, оформленных на бланках, ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, данная ссылка печатается от левой границы текстового поля на 1 межстрочный интервал (12 пт) ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".
    5.14.Реквизит "Место составления или издания документа" (в постановлениях, распоряжениях, приказах) помещается ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" через 1 межстрочный интервал (12 пт) посередине расположения этих реквизитов. Место составления или издания документа указывают (кроме письма) с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения, например: п. Кумены.
    5.14.Исключен.
    5.15.Реквизит "Адресат".
    Направляемые документы адресуются организациям, их подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
    Адресат печатается в правом верхнем углу документа от центра текстового поля (в ограничительных отметках зоны расположения данного реквизита) ниже границы верхнего поля на 3 межстрочных интервала (36 пт) и ограничивается правым полем документа.
    При адресовании документа организации или ее подразделению без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту настоящей Инструкции примеры наименования организаций, их справочные данные являются условными):
  1.                                               Департамент экономики 
                                              при Правительстве Кировской области 
                                              Финансовое управление 
                                              Кировской области 
   или 
                                              Администрация Березниковского 
                                              сельского округа
    2. При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:
  2.                                                 Администрация Правительства 
                                                Кировской области 
                                                Правовое управление 
                                                Заместителю начальника управления 
                                                Инициалы, фамилия
    3. При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата, например:
  3.                                                       Главе администрации 
                                                      Нагорского сельского округа 
                                                      Куменского района 
                                                      Инициалы, фамилия
    4. При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия указываются обобщенно, например:
  4.                                              Главам администраций поселков 
                                             и сельских округов Куменского района
    5. Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.
    В случае направления документа более чем в четыре адреса оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается только один адресат. К документу прилагается список на рассылку.
    Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
    Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи". В соответствии с ними устанавливается следующий порядок написания почтового адреса в документах, на конвертах и других почтовых отправлениях:
    наименование адресата (наименование организации - юридического лица или имя, отчество, фамилия для физических лиц);
    название улицы, номер дома, номер квартиры;
    название населенного пункта (города, поселка, района и т.п.);
    название области, края, автономного округа (области), республики;
    страна (для международных почтовых отправлений);
    почтовый индекс.
    В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.
    Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке: адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или на оболочке почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
    Если письмо адресуется организации (разовому корреспонденту), указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
  5.                                                 Всероссийский научно- 
                                                исследовательский институт 
                                                документоведения и архивного дела 
                                                Милютинский пер., д. 7-а, 
                                                Центр, Москва, 101000
    6. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
  6.                                                       Калинину И.П. 
                                                      ул. Садовая, д. 5, кв. 12, 
                                                      г. Липки, Киреевского района, 
                                                      Тульской обл., 301264
    7. Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце - страна, например:
  7.                                                                   P.Lunin 
                                                                  32 - 17 Ordinka 
                                                                  Moscow 119215 
                                                                  Russia
    8. Адрес письма, отправляемого по факсу, указывается следующим образом:
  8.                                                          Директору ЗАО "Развитие" 
                                                         А.И.Федорову 
                                                         ф. (095) 235-41-08
    9. 5.16.Реквизит "Гриф утверждения документа" указывает нормативный или правовой характер его содержания и особый способ введения документа в действие.
    Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения.
    Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) в пределах его (их) компетенции или специально издаваемым документом.
    Гриф утверждения документа (слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ, напечатанные прописными буквами без кавычек) печатают в правом верхнем углу текстового поля первого листа утверждаемого документа. Ниже через полуторный межстрочный интервал (18 пт) от этого слова располагаются через 1 межстрочный интервал (12 пт) наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения или делается ссылка в творительном падеже на утверждающий распорядительный документ, печатаемый с прописной буквы, с указанием его даты и номера. Самая длинная строка этого реквизита не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например:
  9.                                                 УТВЕРЖДАЮ 
                                                Глава администрации 
                                                Куменского района 
                                                Личная подпись, инициалы, фамилия 
                                                Дата 
   или 
                                               УТВЕРЖДЕНО 
                                               Постановлением главы администрации 
                                               Куменского района 
                                               от _______________ N _____________ 
                                                      (дата)
    10. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
    Утверждению, как правило, подлежат следующие основные виды документов:
    АКТЫ (проверок и ревизий, приема и передачи дел и т.д.);
    ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);
    ИНСТРУКЦИИ (правила) - должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.;
    НОРМАТИВЫ (расхода материалов, электроэнергии и т.д.);
    ОТЧЕТЫ (о командировках и т.д.);
    ПЕРЕЧНИ (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и т.д.);
    ПЛАНЫ (работы советов, комиссий, учебы и т.д.);
    ПОВЕСТКА ДНЯ;
    ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, ее подразделении, о премировании и т.д.);
    ПРОГРАММЫ (проведения мероприятий, работ и т.д.);
    РАСЦЕНКИ на производство работ;
    СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на капитальное строительство и т.д.);
    СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;
    ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;
    УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;
    ФОРМЫ унифицированных документов;
    ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
    5.17.Реквизит "Резолюция" - это указание руководителя по исполнению документа, включающее инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату рассмотрения документа, например:
  10.                                                         П.С.Никитину 
                                                        А.В.Зайцевой 
                                                        Прошу подготовить проект 
                                                        договора с фирмой "ЕАЛ" в 
                                                        недельный срок. 
                                                        Личная подпись 
                                                        Дата
    11. Обычно в резолюции указание об исполнении документа дается одному должностному лицу. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственным за исполнение считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Соисполнители документа по требованию ответственного исполнителя должны своевременно представлять ему необходимые материалы.
    Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на лицевой стороне первого листа документа (исключая нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, высших органов государственной власти Российской Федерации) на свободном от текста месте (обычно в правом верхнем углу текстового поля ниже реквизита "Адресат"), кроме полей.
    Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
    5.18.Реквизит "Заголовок к тексту" должен кратко выражать и точно раскрывать содержание документа, основную смысловую нагрузку текста. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и обычно дает ответ на вопросы: о чем (о ком) или чего (кого)? Например: "Об изменении...", "О создании...", "Должностная инструкция главного специалиста...".
    Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телеграмм, телефонограмм, извещений и документов, оформленных на бланке (бумаге) формата А5.
    Объем заголовка обычно не должен превышать 5 строк машинописного текста и длину строки в 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля с переносом на следующую строку.
    Заголовок печатается от левой границы текстового поля. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (12 пт).
    Заголовок документа записывается при регистрации документа в соответствующие регистрационные формы: в электронную базу данных регистрации документов, карточку, журнал.
    5.19.Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью соблюдения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
    Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словами или штампами "Контроль", "Взято на контроль".
    5.20.Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое его содержание, управленческое действие, решение.
    Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное понимание изложенной информации, не допускающим различное ее толкование. В проекте текста документа следует заменять сложные предложения простыми, использовать только общепринятые сокращения (км, тыс. рублей, млн. рублей, млн. тонн, куб. метров, кв. метров, га и т.п.; в приложениях к документу допускается - тыс. руб., млн. руб., млн. т, куб. м, кв. м), правильно использовать аббревиатуры (лишь после полного написания того или иного наименования), прописные буквы).
    Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной объект, а также когда в документе неоднократно употребляется одно и то же понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное и, в скобках, сокращенное наименование по форме (далее именуется - ...) или (далее - ...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.
    Документы должны быть написаны деловым стилем, особенностью которого является употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов. Например: "В соответствии с...", "В целях...", "Считаем целесообразным..." и т.п. В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он".
    Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и на листе формата А4, должен иметь размеры полей, указанные в пункте 4.3 раздела 4 настоящей Инструкции.
    Текст документа от заголовка отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт) и печатается через 1,5 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт) в установленных границах полей. На бланках формата А5 допускается печатать текст через 1 межстрочный интервал (12 пт).
    Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см (отступ 5) от левой границы текстового поля.
    Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.
    Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны - адресата, на русском или английском языках.
    Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через 2 межстрочных интервала (24 пт) без использования оборотной стороны листа.
    Тексты документов, создаваемые с использованием персональных компьютеров, в обязательном порядке проверяются на орфографию с помощью специальных программ и печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 12 - 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (12 - 24 пт).
    При этом служебные документы, направляемые в адрес высших органов государственной власти Российской Федерации, министерств и ведомств Российской Федерации, печатаются через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) указанным шрифтом размером N 13 или N 14 на стандартных бланках и листах формата А4.
    В отдельных случаях по заказу разработчика проекта документа или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены.
    Для выделения части текста документа, заголовка, подзаголовков, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, полужирное начертание, курсив, подчеркивание, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста. При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.
    При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы без слова "страница" и знаков препинания. Первая страница документа не нумеруется.
    Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей части) указываются причины, основания, цели составления документа. В тексте документов, подготовленных на основании ранее изданных или в развитие документов других организаций, указываются: название вида документа, его автор, дата и регистрационный номер, заголовок документа.
    Во второй части текста документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
    Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: распоряжения, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.
    Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), печатаемые с красной строки либо с выравниванием по центру. Заголовки разделов печатаются с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с красной строки с прописной буквы и заканчивается точкой.
    Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Подразделы нумеруются в пределах раздела и должны состоять из номера раздела и порядкового номера подраздела, разделяемых точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и порядкового номера пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела, подраздела и пункта (например, 1.2.2.1). После номера пункта или подпункта ставится точка, и через пробел с прописной буквы печатается текст. При ссылке в тексте на какой-либо пункт или подпункт точка в конце их цифрового обозначения не ставится, если это не является концом предложения.
    Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.
    Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам.
    Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже (например: фамилия, имя, отчество) или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное (например: структурное подразделение, последнее место работы). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.
    Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков (штатное расписание, план работы и т.п.).
    Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (шапка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовок строк таблицы, расположенные во второй левой графе. В крайней левой графе (боковик таблицы) указываются номера пунктов и подпунктов, характеризующих наименование объектов:
    N п/п 1 2 3 4

    Заголовок граф пишется с прописной буквы, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в конце заголовка и подзаголовков граф не проставляются. Заголовок и подзаголовки граф выравниваются при печати по левому краю или по центру граф.
    Заголовок и подзаголовки строк пишутся с прописных букв без проставления точки в их окончании. Заголовок строк при печати выравнивается по левому краю или по центру графы (боковика таблицы), а подзаголовки - по левому краю. Отдельные составляющие подзаголовка строк печатаются строчными буквами с отступом от начала расположения подзаголовка.
    Заголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф и строк употребляются только общепринятые сокращения слов.
    Если таблица печатается более чем на одной странице, то ее графы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются или номера этих граф, или полностью шапка таблицы (наименования граф с их номерами).
    5.21.Реквизит "Отметка о наличии приложения".
    5.21.1.Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа (письма) или документ в целом. Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами.
    Отметку о наличии приложения, названного в тексте документа (письма), оформляют следующим образом:
    Приложение: на 3 л. в 2 экз.
    Если документ (письмо) имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, например:
    Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз.
    2.Смета расходов на содержание аппарата управления на 1 л. в 1 экз.
    Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
    Приложение: письмо Федеральной архивной службы России
    от 05.11.2001 N 317 и приложения к нему, всего на 8 л.
    Если документ (письмо) направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметку о приложении оформляют следующим образом:
    Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
    Примечания даются в конце приложения.
    5.21.2.Приложение к распорядительному документу оформляют в соответствии с требованиями, изложенными в подпункте 4.5.11 раздела 4 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений главы администрации Куменского района, утвержденного постановлением главы администрации Куменского района от 14.02.2002 N 6 (далее - Положение о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений главы администрации Куменского района).
    5.22.Реквизит "Подпись".
    Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения через 3 межстрочных интервала (36 пт). Наименование должности, состоящее из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал (12 пт) от левой границы текстового поля. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
    В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) с указанием даты, если отсутствует реквизит "Дата документа", например:
  11.    Начальник управления 
   образования администрации 
   Куменского района                            Личная подпись, инициалы, фамилия 
                                                Дата 
   или 
   Начальник управления                         Личная подпись, инициалы, фамилия 
                                                Дата
    12. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне в той последовательности, в которой располагаются авторы документа в реквизите "Наименование организации (организаций)", например:
  12.    Начальник управления                           Начальник управления 
   образования администрации                      сельского хозяйства 
   Куменского района                              администрации Куменского района
    13. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
  13.    Заместитель главы 
   администрации Куменского района 
   по социальным вопросам                       Личная подпись, инициалы, фамилия 
   Начальник управления 
   образования администрации 
   Куменского района                            Личная подпись, инициалы, фамилия
    14. Документы коллегиального органа подписываются председательствующим и секретарем (протокол совещания, конференции или собрания). Протокол заседания коллегии при главе администрации района подписывается председательствовавшим на заседании и управляющим делами администрации района или замещающим его лицом.
    В документах, составленных комиссией, в реквизите "Подпись" указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
  14.    Председатель комиссии                        Личная подпись, инициалы, фамилия 
   Члены комиссии:                              Личная подпись, инициалы, фамилия 
                                                Личная подпись, инициалы, фамилия 
                                                Личная подпись, инициалы, фамилия
    15. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии или с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. Например:
  15.    И.о. начальника управления 
   образования администрации 
   Куменского района                            Личная подпись, инициалы, фамилия
    16. Не допускаются подчистки в документах, внесение в подписанные документы исправлений и добавлений. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный документ допускается только по согласованию с должностным лицом, его подписавшим. В этом случае на документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись. В копиях принятых постановлений и распоряжений главы администрации района, подготовленных управлением делами и заверенных печатью управления делами, наименование должности лица, подписавшего акт, печатается от левой границы текстового поля документа (размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см). Расшифровка подписи располагается через четыре пробела на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Например:
  16.    Глава администрации 
   Куменского района          Инициалы, фамилия
    17. 5.23.Указание, кем подготовлен документ (для постановлений, распоряжений, приказов), помещается ниже подписи под чертой, проводимой от левой до правой границы текстового поля через полуторный межстрочный интервал (18 пт) от подписи, а при отсутствии свободного места - без черты на следующем листе. Оно состоит из слова ПОДГОТОВЛЕНО, которое печатается прописными буквами (без кавычек) от левой границы текстового поля через полуторный межстрочный интервал (18 пт) от черты; полного наименования должности лица, которым подготовлен документ (с указанием названия организации); личной подписи; ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты. Наименование должности лица, готовившего документ, помещается через 2 межстрочных интервала (24 пт) от слова ПОДГОТОВЛЕНО и при печати в несколько строк печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт). Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
    5.24.Реквизит "Гриф согласования" указывает на согласие другой организации (не автора документа) с содержанием документа (внешнее согласование).
    Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, напечатанного прописными буквами (без кавычек); полного наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
  17.    СОГЛАСОВАНО 
   Руководитель комитета по 
   земельным ресурсам и землеустройству 
   Куменского района                            Личная подпись, инициалы, фамилия 
                                                Дата
    18. Если согласование осуществляется письмом, протоколом заседания или другим подобным документом, гриф согласования оформляют по следующей форме:
  18.    СОГЛАСОВАНО 
   Письмо Федерации профсоюзных 
   организаций Кировской области 
        от _______________ N 
                (дата) 
   или 
   СОГЛАСОВАНО 
   Протокол заседания Правления 
   СПК "Колос" 
        от _______________ N 
                (дата)
    19. При получении подтверждения согласования факсом он прикалывается к проекту документа и заверяется подписью руководителя подразделения или замещающего его лица, подготовившего проект документа.
    Слово СОГЛАСОВАНО печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала (24 пт) ниже реквизита "Подпись" или указания, кем подготовлен документ, на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Наименование должности лица помещается через 2 межстрочных интервала (24 пт) от слова СОГЛАСОВАНО и при печати в несколько строк печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт). Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
    Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу он относится.
    Лист согласования оформляется следующим образом:
  19.                            Лист согласования 
               Положения об общих принципах сотрудничества 
   СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО 
   Генеральный директор АО "РИК"          Генеральный директор фирмы "Амур" 
   личная подпись, инициалы, фамилия      личная подпись, инициалы, фамилия 
               Дата                                     Дата 
   СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО 
   Президент компании "Траст"             Председатель Правления банка "Прогресс" 
   личная подпись, инициалы, фамилия      личная подпись, инициалы, фамилия 
               Дата                                     Дата
    20. При согласовании программы, мероприятий и т.п. гриф согласования документа может располагаться в правом верхнем углу текстового поля первого листа документа, последняя буква самой длинной строки этого реквизита ограничивается правой границей текстового поля.
    5.25.Реквизит "Визы согласования документа" (далее - визы) указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием согласовываемого с ним документа (внутреннее согласование).
    Согласование проектов постановлений и распоряжений главы администрации района производится в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.5.15 раздела 4, разделе 6 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений главы администрации Куменского района.
    Виза включает полное наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования.
    На документе визы проставляются в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа или на отдельном листе. При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится. На письмах, договорах, соглашениях и других видах отправляемых документов визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа документа, оставляемого в деле.
    В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа и его приложения.
    Ответственность за сбор необходимых виз при согласовании проекта документа возлагается на руководителя подразделения, подготовившего проект документа.
    Если у визирующего проект документа должностного лица есть замечания или возражения, то оно расписывается в строке либо в листе согласования и делает соответствующую запись ("С замечаниями" или "Возражения прилагаются"). Сами замечания или возражения по проекту излагаются, как правило, на отдельном листе, подписываются (с указанием даты) и прилагаются к проекту документа.
    Отказ в согласовании или возражения по конкретным пунктам проекта документа не препятствуют дальнейшему продвижению проекта, кроме случаев, когда эти возражения сделаны юрисконсультом администрации района по мотивам несоответствия этих пунктов действующему законодательству.
    Лица, ответственные за подготовку проекта документа, обязаны рассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетом доработать проект.
    Если в процессе визирования (согласования) или в ходе доработки проекта документа выявлена необходимость внесения изменений принципиального характера в его первоначальную редакцию, он подлежит повторному согласованию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
    5.26.Реквизит "Печать".
    Печать организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документах в случаях: предусмотренных специальными нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
    Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
    На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Обычно оно обозначается символом "М.П.".
    Оттиск проставленной печати должен быть хорошо читаемым. Примерный перечень документов, на которых ставится печать:
    АКТЫ (нормативные правовые, приема законченных строительством объектов, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
    АРХИВНЫЕ СПРАВКИ;
    АРХИВНЫЕ КОПИИ;
    ДОВЕРЕННОСТИ (о предоставлении права на совершение каких-либо действий; ведение дел в судах и т.д.);
    ДОГОВОРЫ (о сотрудничестве; о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);
    ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);
    ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;
    ЗАЯВКИ (на оборудование и т.д.);
    ЗАЯВЛЕНИЯ (об отказе от акцепта и т.д.);
    КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;
    КОПИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК;
    НОРМЫ расхода;
    ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
    ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами и медалями, премиями Российской Федерации, присвоении почетных званий и т.д.);
    ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, услуг и т.д.);
    ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, платежные и т.д.);
    ПОЛОЖЕНИЯ об организации (в т.ч. о комитетах, управлениях, отделах);
    ПРОТОКОЛЫ (намерений; согласования планов поставок и т.д.);
    РЕЕСТРЫ (чеков; представляемых в банк бюджетных поручений; на получение иностранной валюты и т.д.);
    СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);
    СОГЛАШЕНИЯ;
    СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
    ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ;
    ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ (контракты);
    УДОСТОВЕРЕНИЯ;
    УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;
    ХАРАКТЕРИСТИКИ для представления в вышестоящие органы и учебные заведения;
    ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
    Порядок изготовления, движения и использования печатей отражен в разделе 21 настоящей Инструкции.
    5.27.Реквизит "Указание о рассылке документа" для постановлений, распоряжений, приказов располагается ниже грифа и виз согласования документа через 3 - 4 межстрочных интервала (36 - 48 пт) и при печати в несколько строк печатается от левой границы текстового поля документа через 1 межстрочный интервал (12 пт).
    При направлении других документов в пять и более адресов исполнителем составляется указатель рассылки.
    Указание о рассылке документа делается подразделением или должностным лицом, ответственным за его подготовку, с указанием точного названия организаций - адресатов и количества направляемых им копий документа, если их число превышает единицу.
    К подлиннику подписанного акта с грифом "Для служебного пользования" исполнителем составляется указатель рассылки копий акта, в котором около каждого адресата проставляется номер отправляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается заместителем главы администрации района, руководителем структурного подразделения (или замещающим его лицом), которые готовили документ, или должностным лицом, подписавшим документ. На каждом экземпляре копии акта указывается только один адрес.
    Учет размноженных копий акта с грифом "Для служебного пользования" осуществляется поэкземплярно.
    5.28.Реквизит "Отметка о заверении копии".
    Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
    При заверении соответствия копии письма подлиннику отметку о заверении копии следует оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" от левой границы текстового поля проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись, заверенную печатью; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например:
  20.    Верно 
   Заведующий архивным отделом 
   администрации Куменского района              Личная подпись, инициалы, фамилия 
                                                             Дата
    21. При рассылке нормативных и организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, инструктивных писем и т.д.) копии рассылаемых документов заверяются печатью, определяемой по усмотрению организации - автора документа. Для заверения копий постановлений и распоряжений главы администрации района используется печать управления делами.
    5.29.Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его служебного телефона и располагается после реквизита "Подпись" в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа от левой границы текстового поля, например:
    И.В. Петров
    38-13-45
    5.30.Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; фразу "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись руководителя и дату направления документа в дело, например:
  21.    Отправлен факс 
   от ____________ N 
         (дата) 
   В дело N 02 - 03 
   Личная подпись 
   Дата
    22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело размещается в левом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободном от текста месте, кроме левого поля (исключая документы Президента Российской Федерации и высших органов государственной власти Российской Федерации). При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.
    Отметка об исполнении документов Президента Российской Федерации и высших органов государственной власти Российской Федерации и направлении их в дело оформляется на отдельном листе с указанием, к какому документу она относится.
    5.31.Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется в форме штампа или от руки в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободном от текста месте. Элементами данного реквизита (регистрационного штампа) являются: наименование организации, получившей документ; дата поступления и регистрационный номер входящего документа, состоящий из индекса подразделения администрации района, в которое направляется данный документ, индекса (номера) дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера входящего документа.
    На первых листах приложений к входящему документу ставится штамп или делается отметка "К вх. N ..." с указанием даты регистрации.
    На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе.
    5.32.Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в момент печатания документа и включающая в себя дату и время последнего сохранения документа, имя файла и его местоположение на магнитном носителе (при необходимости - фамилию, инициалы и номер телефона специалиста, печатавшего документ).
    Для документов, созданных с использованием текстового редактора WinWord, данная отметка располагается от левой границы текстового поля в левом углу нижнего поля каждой страницы шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 6 или N 8.
    6.ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
    6.1.Схема составления документа
    6.1.1.Уточнение цели составления документа, что предопределяет выбор вида документа (постановление, распоряжение, приказ, положение, инструкция, протокол, акт, служебное письмо, служебная (докладная) записка, телеграмма, телефонограмма, договор, соглашение, доверенность и т.д.).
    6.1.2.Изучение нормативных правовых актов о порядке решения вопроса такого типа.
    6.1.3.Изучение действующих нормативных правовых актов высших органов государственной власти Российской Федерации, Законодательного Собрания Кировской области, Правительства области и ранее принятых главой администрации района по этому вопросу, чтобы не допустить противоречия и дублирования.
    6.1.4.Сбор и анализ необходимой информации.
    6.1.5.Составление проекта документа на магнитном и бумажном носителях с использованием трафаретных текстов, стандартных выражений.
    6.1.6.Согласование проекта документа.
    6.1.7.Окончательное оформление и подписание документа.
    6.1.8.Регистрация документа.
    6.1.9.Документы главы администрации района, подразделений (в том числе письма, служебные (докладные) записки, справки, информации, телеграммы, факсограммы и т.д.) излагаются четко, последовательно и кратко.
    Служебный документ оформляется обычно на бланке установленной формы и должен иметь: гриф ограничения доступа к документу (в случае необходимости); наименование адресата; дату; регистрационный номер (берется в единой базе данных исходящих документов у системного администратора ГАС "Выборы", по постановлениям и распоряжениям - у управляющего делами, в подразделениях администрации района присваивается свой исходящий номер); если дается ответ на документ (письмо), то ссылку на его номер и дату; заголовок, отражающий в краткой форме основное содержание текста; текст; подпись (состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки); на исходящих документах - фамилию, имя, отчество и номер телефона исполнителя.
    6.2.Постановления и распоряжения главы администрации района
    Подготовка, оформление, принятие и издание постановлений и распоряжений главы администрации района осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в Положении о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений главы администрации Куменского района.
    6.3.Приказы
    6.3.1.Приказ - индивидуальный правовой акт, издаваемый (принимаемый) в целях решения внутриуправленческих вопросов.
    Приказы издаются управляющим делами администрации района, начальниками управлений образования, культуры и кино, сельского хозяйства, заведующей отделом социальной защиты населения администрации района (в пределах их компетенции) во исполнение постановлений и распоряжений главы администрации района, поручений главы администрации района и его заместителей, а также по собственной инициативе в пределах их компетенции.
    В зависимости от содержания приказы делятся на два вида: приказы по основной (финансово-хозяйственной) деятельности; приказы по личному составу.
    6.3.2.Приказ должен иметь заголовок и печатается, как правило, на бланке установленной формы с продольным расположением реквизитов.
    Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
    Констатирующую часть приказа следует начинать устойчивыми стандартными выражениями: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если основанием к изданию приказа является нормативный правовой акт или поручение вышестоящего органа (должностного лица), то в констатирующей части указывается название вида документа, наименование организации (должностного лица) - автора документа, его дата и номер, заголовок документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.
    Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без кавычек с двоеточием в конце. Если предшествующий слову ПРИКАЗЫВАЮ текст состоит из незаконченного предложения, то это слово завершает данное предложение и печатается без разрыва его знаком переноса. При отсутствии констатирующей части или если слову ПРИКАЗЫВАЮ предшествует текст, состоящий из законченного предложения с точкой в конце, то оно печатается с новой строки от левой границы текстового поля документа (от нулевого положения табулятора).
    Если приказ делится на пункты и подпункты, то они нумеруются в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 5.20 раздела 5 настоящей Инструкции.
    Каждый пункт печатается с красной строки, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания должности, фамилии и инициалов исполнителя в дательном падеже (в качестве исполнителя могут быть указаны подразделения), затем указывается срок исполнения и предписываемое действие, которое выражается глаголом в неопределенной форме ("...обеспечить...", "...организовать...", "...осуществить...", "...подготовить..." и т.д.).
    Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте издаваемого приказа. В последнем пункте распорядительной части при необходимости указывается должностное лицо или подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
    Приложения к приказу печатаются на отдельных листах, должны иметь самостоятельную нумерацию и необходимые реквизиты (гриф утверждения, заголовок и т.д.). Ссылки на приложения указываются в тексте приказа.
    6.3.3.Подготовка и оформление проектов приказов управляющего делами администрации района.
    6.3.3.1.Приказами управляющего делами администрации района (далее именуются приказы) оформляются решения по вопросам, входящим в его компетенцию.
    6.3.3.2.Проекты приказов готовятся и вносятся подразделениями на основании указаний управляющего делами администрации района либо по инициативе руководителей подразделений, работников управления делами.
    Проекты приказов по кадровым вопросам (по работникам, осуществляющим техническое обеспечение деятельности администрации района и младшего обслуживающего персонала) готовит специалист I категории по вопросам кадровой службы и делопроизводства на основании поручений управляющего делами.
    Проекты приказов по основной (финансово-хозяйственной) деятельности готовит управляющий делами по собственной инициативе или по предложению руководителей подразделений и работников управления делами.
    6.3.3.3.Ответственность за подготовку проекта приказа и приложений к нему, их согласование (в форме визирования первого экземпляра подлинника документа) несут лица, которые готовят и вносят проект.
    6.3.3.4.Проекты приказов и приложения к ним в обязательном порядке визируются лицом, готовившим проект приказа, заинтересованными лицами, а проект приказа - юрисконсультом администрации района (далее - юрисконсульт) или замещающим его лицом.
    Возражения или замечания по проекту приказа излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту.
    Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.
    6.3.3.5.Приказы подписываются управляющим делами администрации района или замещающим его лицом.
    6.3.3.6.Подписанные управляющим делами или замещающим его лицом приказы должны быть зарегистрированы.
    Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный приказ не допускается. В исключительных случаях внесение поправок допускается только по согласованию с руководителем, подписавшим приказ. При этом на документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись.
    Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера в соответствии с очередностью их регистрации в пределах календарного года, и на них проставляется дата издания приказа.
    Нумерация приказов ведется отдельно по основной (финансово-хозяйственной) деятельности и по личному составу.
    Приказы по личному составу, связанные с назначением, освобождением и переводом работников, нумеруются отдельно от приказов по личному составу, связанных с предоставлением отпусков работникам, их премированием или командированием. При этом в первом случае к номеру приказа по личному составу через тире добавляются буквы "л/с", а в приказах по личному составу, связанных с предоставлением отпусков работникам, их премированием или командированием, к номеру приказа через тире добавляется буква "к".
    Оформленные в установленном порядке копии приказов с печатью управления делами направляются адресатам согласно указанию о рассылке. Замена разосланного приказа производится по указанию руководителя, подписавшего приказ.
    Приказы вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом приказе.
    6.4.Положения (инструкции)
    Положение (инструкция) - правовой акт, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации (ее подразделения) и отдельных сотрудников.
    Положение визируется руководителем подразделения - разработчика и утверждается (имеет гриф утверждения) соответствующим распорядительным документом.
    Должностные инструкции непосредственно подчиненных работников подразделения утверждаются его руководителем.
    6.5.Протоколы
    Протокол должен иметь следующие реквизиты с продольным их расположением: герб Куменского района (для протокола заседания коллегии при главе администрации района); наименование организации (при необходимости); наименование вида документа (протокол с указанием его номера) с названием коллегиального органа или вида коллегиальной работы (Протокол N ... заседания коллегии при главе администрации района, протокол совещания, конференции или собрания); дату; место составления или издания документа; текст; соответствующие подписи; идентификатор электронной копии документа.
    В тексте протокола заседания коллегии при главе администрации района вначале указывается председательствующий на заседании, секретарь, ведущий протокол заседания, затем присутствующие члены коллегии в алфавитном порядке и присутствующие лица, приглашаемые на заседания коллегии по отдельным вопросам, с указанием их должностей и наименованием организации.
    В основной части текста протокола печатаются повестка дня и разделы, соответствующие повестке дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами, текст каждого из них строится по схеме: СЛУШАЛИ (с указанием рассматриваемого вопроса, докладчика и выступивших по данному вопросу (с указанием их фамилий и инициалов); РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Слова СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами без кавычек с двоеточием в конце от левой границы текстового поля документа (от нулевого положения табулятора).
    К протоколу заседания коллегии прилагаются решения коллегии с указанием даты заседания, номера протокола и порядкового номера решения в пределах календарного года.
    Подлинники документов, принятых коллегиальным органом, и тексты докладов прилагаются к протоколу.
    Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего решения.
    Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа, например: 15.10.2001 N 8/23, N 10.
    6.6.Акты
    Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
    Акт должен иметь следующие реквизиты с угловым их расположением: наименование организации; наименование вида документа (акт); дату и регистрационный номер; место составления или издания документа; гриф утверждения документа (при необходимости); заголовок к тексту; текст; подписи лиц, составивших акт; подписи лиц, присутствовавших при составлении акта и ознакомившихся с ним.
    Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным лицом. В заголовке акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.
    В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт или событие, его дата и номер. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем члены комиссии (в алфавитном порядке) с обозначением их инициалов, фамилий и, при необходимости, должностей. Если при составлении акта присутствовали иные лица, то указывается наименование их должностей с обозначением организации, инициалов и фамилий.
    В основной части акта излагается сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, делаются выводы, даются предложения. В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта и место их нахождения. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
    Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении. Акт визируется лицами, присутствовавшими при его составлении и ознакомившимися с ним. При наличии замечаний или возражений об этом делается соответствующая оговорка лицом, подписывающим или визирующим акт, а сами замечания и возражения с подписью данного лица излагаются на отдельном листе, прикладываемом к акту.
    Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
    При необходимости акт утверждается соответствующим руководителем с указанием его должности, инициалов и фамилии, даты утверждения.
    6.7.Служебные письма
    6.7.1.По содержанию и назначению письма как вид документа могут быть инструктивные, сопроводительные, гарантийные, информационные, письма-извещения, письма-приглашения, письма-запросы, письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-ответы и т.д.
    6.7.2.Письмо следует составлять, как правило, по одному вопросу. Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении адресата или в одной организации.
    6.7.3.В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа ("Просим...", "Сообщаем...", "Направляем...", "Напоминаем...", "Высылаем..." и т.д.).
    Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа ("Прошу...", "Предлагаю...", "Направляю..." и т.д.) возможна в двух случаях: письмо оформляется на бланке должностного лица; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
    6.7.4.Письмо состоит из следующих основных частей: адресата, заголовка, обращения, вступления, основного содержания, заключения, подписи.
    Текст письма должен быть ясным, кратким, состоять из логически связанных частей. Его следует разбивать на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки. Текст письма не должен превышать обычно одной - двух машинописных страниц.
    6.7.5.Ответные письма должны иметь ссылку на дату и номер документа, на который дается ответ, и содержать информацию по каждому из поставленных вопросов.
    6.7.6.Второй экземпляр исходящего документа, остающегося в деле (в приемной администрации района или в подразделениях), должен быть подписан, содержать дату, исходящий номер, визу должностного лица, составившего письмо, и визы лиц, с которыми оно согласовано.
    6.7.7.Служебные письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Правительства Кировской области, Губернатора - Председателя Правительства области, Законодательного Собрания Кировской области, подписываются главой администрации района, а в его отсутствие - первым заместителем главы администрации района; направляемые в адрес органов исполнительной власти области - заместителями главы администрации, управляющим делами администрации района, а также руководителями подразделений администрации района.
    В данные адреса направляется первый экземпляр подлинника документа. Его размер не должен превышать 2 - 3 страниц, а по крупным вопросам - 4 страниц машинописного текста, отпечатанного через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13 или N 14 на стандартных бланках и листах бумаги формата А4.
    6.7.8.Служебные письма с просьбами, направляемые в Правительство Кировской области, иные органы государственной власти Кировской области, готовятся по согласованию с главой администрации района (в его отсутствие - с первым заместителем главы администрации района), с соответствующим заместителем главы администрации района или управляющим делами администрации района, как правило, по предварительной договоренности с данным органом, о чем делается соответствующая запись на втором экземпляре документа, остающегося в деле.
    6.8.Служебные (докладные) записки
    Служебная (докладная) записка - документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
    Записка должна иметь адресата, заголовок к тексту, дату, исходящий номер, подпись с указанием полного наименования должности лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
    6.9.Телеграммы
    6.9.1.Телеграммы ( приложения 3, 4, 5) составляются только по срочным служебным вопросам в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения проблемы.
    6.9.2.Подлинники и копии телеграмм (остающиеся в деле) визируются исполнителем и руководителем соответствующего подразделения, затем подписываются главой администрации района, первым заместителем главы администрации района, заместителями главы администрации района, управляющим делами администрации района. В подразделениях администрации района телеграммы подписываются руководителем или замещающим его лицом.
    6.9.3.Телеграммы составляются по следующей форме: отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, знак равенства, исходящий номер (берется в приемной администрации, в подразделениях администрации района присваивается свой исходящий номер), наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
    Вид телеграммы проставляется составителем и указывается перед адресатом.
    Адресат телеграммы печатается в правом верхнем углу текстового поля через 2 межстрочных интервала (24 пт), ограничивается правым полем документа и имеет полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться должность, инициалы и фамилия получателя.
    Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без союзов и предлогов, если при этом не искажается ее содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания прописными буквами (ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки, СКБ - скобки, НР - номер). Текст печатается через 3 - 4 межстрочных интервала (36 - 48 пт) от последней строки адресата от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала (24 пт) прописными буквами на одной стороне листа бумаги без переноса слов, с двумя пробелами между словами, без абзацев, исправлений, не должен заканчиваться цифрой и превышать двух машинописных страниц. Цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется печатать словами. Между цифрами в дате вместо разделительных точек вводятся пробелы. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). В ответных телеграммах перед текстом указывается номер или название документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста после знака равенства.
    Наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля через 2 - 3 межстрочных интервала (24 - 36 пт) от текста.
    В нижней части телеграммы (под чертой) через полуторный межстрочный интервал (18 пт) располагаются адрес отправителя, дата отправления и исходящий номер, должность лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); ниже подписи в левом углу текстового поля указываются фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.
    6.9.4.Подписанная телеграмма с одним и тем же текстом, направляемая нескольким адресатам, размножается и оформляется исполнителем в необходимом количестве, незамедлительно передается исполнителем в приемную администрации района после подписи и регистрации первого экземпляра (подлинника). На остальных экземплярах подпись может быть воспроизведена в виде указания должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего телеграмму, с заверительной подписью и печатью организации. В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.
    При адресовании телеграммы в пять и более адресов к ней прилагается и передается в приемную администрации района список рассылки (с указанием точного названия адресатов), составляемый и подписываемый исполнителем.
    6.9.5.Телеграммы, подписанные главой администрации района, первым заместителем главы администрации района, заместителями главы администрации района или управляющим делами администрации района в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передаются исполнителем дежурному в здании администрации района для отправки: в один адрес - в одном экземпляре; нескольким адресатам - в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.
    6.10.Телефонограммы
    6.10.1.Телефонограммы ( приложение 6) используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального подтверждения (например, приглашения на совещания, заседания и т.д.).
    6.10.2.Телефонограмма составляется в письменном виде, подписывается должностным лицом, давшим поручение, и должна иметь исходящий номер с указанием времени ее передачи.
    Датой телефонограммы является дата ее передачи.
    Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
    Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
    6.10.3.Телефонограммы, адресованные главе администрации района, первому заместителю и заместителям главы администрации района, управляющему делами администрации района или руководителям подразделений, принимаются сотрудниками приемной администрации района или подразделений с указанием даты и времени приема, незамедлительно докладываются руководителю и передаются для исполнения в соответствии с его указанием.
    6.11.Договоры, соглашения, доверенности
    6.11.1.Текст договоров (контрактов) и соглашений фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.
    6.11.2.Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий организации (ее подразделению), должностному или физическому лицу от имени доверителя.
    6.11.3.Проекты договоров и соглашений администрации района готовятся подразделениями или должностными лицами на основании поручений главы администрации района, первого заместителя главы администрации района, заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района.
    Договоры, соглашения района и доверенности на право совершения каких-либо действий от имени администрации района подписывает глава администрации района либо первый заместитель главы администрации района в период его отсутствия.
    Договоры и соглашения за подписью главы администрации района либо первого заместителя главы администрации района (до их подписания) должны быть завизированы соответствующим заместителем главы администрации района или управляющим делами администрации района, согласованы с руководителями соответствующих подразделений и иных заинтересованных органов местного самоуправления и, в обязательном порядке, с юрисконсультом администрации района или замещающим его лицом, а связанные с расходованием средств бюджета района - с заведующим финансовым отделом Куменского района (далее - финансовый отдел) или замещающим его лицом. После подписания договоры и соглашения должны быть заверены печатями сторон и зарегистрированы у юрисконсульта. Подлинники подписанных и заверенных печатями договоров и соглашений хранятся у юрисконсульта или в подразделениях администрации района, а затем в установленном порядке сдаются в архив.
    Договоры и соглашения могут подписываться также заместителями главы администрации района или должностными лицами, которым предоставлено право подписи данных документов (в пределах установленных полномочий) на основании актов главы администрации района либо доверенностей, подписанных главой администрации района или первым заместителем главы администрации района в период его отсутствия.
    Договоры по обеспечению хозяйственной деятельности органов местного самоуправления имеет право подписывать без доверенности управляющий делами администрации района или лицо, его замещающее. Доверенности регистрируются и хранятся у управляющего делами администрации района.
    7.ПРИЕМ И ПЕРВОНАЧАЛЬНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПИВШЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
    7.1.Поступившие в адрес администрации района, отдельных должностных лиц и подразделений служебные документы, другая корреспонденция принимаются, регистрируются и учитываются (кроме секретных документов) в приемной администрации района.
    Пакеты и бандероли с надписью "Лично" в приемной не вскрываются, а передаются адресатам без регистрации. Если содержащаяся в них информация не является личной перепиской и окажется служебной, она возвращается в приемную для регистрации.
    В случае поступления документов, содержащих важную информацию или требующих решения или ответа, непосредственно в подразделение они передаются для регистрации и учета в приемную администрации района.
    Документы и корреспонденция, поступившие в нерабочее время (после 17 часов в рабочие дни, в выходные и в праздничные дни), принимаются дежурным в здании администрации района с последующей передачей их утром первого рабочего дня в приемную для регистрации и учета. Пакеты с надписью "весьма срочно" или "Срочно" дежурным передаются непосредственно адресату, а в случае его отсутствия сообщается ему по телефону. Затем данные документы регистрируются в приемной.
    7.2.При приеме и первоначальной обработке поступившей корреспонденции производится проверка правильности ее адресования и доставки, целостности упаковки и наличия вложений.
    Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документа, несоответствие номера документа номеру вложенного документа, составляется акт в трех экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, другой остается в приемной, а третий приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция подлежит возврату на почтамт или отправителю.
    Конверты от документов уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.
    Конверты от писем граждан и зарубежных адресатов сохраняются и прикладываются к письмам.
    8.РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
    8.1.Основным правилом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Регистрации в приемной подлежат все входящие и исходящие несекретные документы, за исключением: внутренних документов, документов, адресованных подразделениям, бухгалтерских документов, прейскурантов, рекламных извещений, печатных изданий (книг, журналов, бюллетеней), форм статистической отчетности, учебных планов, программ, заявок, графиков, нарядов, разнарядок, поздравлений. Такие документы сразу передаются по назначению и могут регистрироваться в соответствующих подразделениях (за исключением рекламных извещений и поздравлений).
    8.2.Входящие документы регистрируются в день их поступления (при поступлении в нерабочее время - в первый рабочий день), исходящие и внутренние - в день подписания. Документы с пометкой "Срочно" регистрируются вне очереди.
    8.3.Документы регистрируются:
    в приемной администрации района - все входящие и исходящие несекретные документы, письма и заявления граждан
    в управлении делами - постановления и распоряжения главы администрации района, приказы уп- равляющего делами администрации района, доверенности
    в организационном отделе - постановления и распоряжения главы района, решения районной Думы
    в отделе по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям администрации района - все входящие и исходящие секретные документы
    в структурных подразделениях адми- нистрации района - входящие и исходящие внутренние документы, приказы руководителей структурных подразделений
    у юрисконсульта - договоры и соглашения, подписанные главой администрации района

    8.4.В целях введения единой индексации при регистрации документов каждому подразделению присваивается индекс (условное обозначение) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, позволяющей определить адрес составления, исполнения и хранения документа.
    8.5.Индексами распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов) являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно по каждому виду документов в пределах календарного года.
    8.6.Индекс входящего документа состоит из проставляемых через тире индекса того подразделения, куда будет направлен документ для рассмотрения, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера с указанием даты регистрации.
    8.7.Индекс исходящего документа, не связанного с ответом на входящий документ, состоит из проставляемых через тире порядкового регистрационного номера, индекса подразделения и индекса дела по номенклатуре дел. Индекс исходящего документа, связанного с ответом на входящий документ, состоит из проставляемых через тире индекса подразделения, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера входящего документа, на который дается ответ.
    8.8.Индекс письменных обращений граждан состоит из первой буквы фамилии заявителя, проставляемой через тире порядкового регистрационного номера обращения.
    8.9.Индекс устных обращений граждан состоит из буквенного сочетания "ПР" (прием), проставляемого через тире порядкового регистрационного номера обращения, и проставляемых через дробь первых букв имени, отчества и фамилии лица, ведущего прием.
    8.10.При получении повторного документа по одному и тому же вопросу он вновь регистрируется в единой электронной базе данных регистрации документов с распечаткой регистрационно-контрольной карточки, а также распечаткой регистрационно-контрольной карточки предыдущего обращения, которые вместе с документом направляются по назначению.
    8.11.Распределение корреспонденции, поступившей в адрес администрации района, подразделений, осуществляется в приемной в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в администрации района и распределением обязанностей между главой администрации района, заместителями главы администрации района и управляющим делами администрации района.
    9.ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
    9.1.Зарегистрированные в приемной документы передаются главе администрации района, а в его отсутствие - первому заместителю главы администрации района для ознакомления и наложения резолюции. Документы, предназначенные подразделениям администрации района, передаются им работником приемной.
    Срочные документы и телеграммы незамедлительно передаются по назначению работником приемной.
    Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция возвращается в приемную.
    9.2.Корреспонденция, поступившая в администрацию района, предварительно просматривается управляющим делами, который может готовить по ней проекты поручений, и в согласованное с главой администрации время (как правило, в день поступления) представляется на его рассмотрение.
    Поручение в форме резолюции печатается или пишется от руки обычно на специальном бланке, излагается лаконично и должно содержать инициалы и фамилию работника, которому дается поручение, срок исполнения, подпись руководителя и дату.
    9.3.Руководители подразделений (должностные лица) организуют исполнение поступивших к ним документов.
    Поручения главы администрации района переносятся в регистрационно-контрольные карточки, затем документы передаются исполнителям с указанием даты передачи.
    Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются работником, ответственным за ведение делопроизводства.
    На документе информационного характера на свободном от текста месте на первом листе проставляются подписи ознакомившихся с ним лиц с указанием даты.
    9.4.Если поручение по исполнению документа дано нескольким подразделениям (должностным лицам), то он в процессе исполнения работником приемной передается в соответствующие подразделения поочередно или одновременно в копиях (за исключением случаев, когда размножение документа не разрешается) с соответствующими отметками в регистрационно-контрольной карточке (дата передачи, фамилия исполнителя, отметка об исполнении).
    9.5.После завершения работы над документом исполнитель должен не позднее чем в указанный резолюцией срок (в иных случаях - в сроки, указанные в пункте 12.8 раздела 12 настоящей Инструкции).
    9.6.Исполненный документ списывается "В дело" должностным лицом, давшим по нему поручение, и затем в 10-дневный срок сдается работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, а законодательные и нормативные правовые акты - в приемную администрации района.
    10.ПОРЯДОК РАБОТЫ С АКТАМИ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ВЫСШИХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
    10.1.Федеральные конституционные законы и федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Государственной Думы, Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации (далее - документы высших органов государственной власти), кроме секретных документов, регистрируются в приемной и передаются управляющему делами администрации района, который готовит проекты поручений по данным документам и передает их на рассмотрение главе администрации района (в его отсутствие - первому заместителю главы администрации района).
    10.2.Документы высших органов государственной власти после рассмотрения их главой администрации района с его поручениями возвращаются в приемную, где резолюция по каждому документу переносится в соответствующие регистрационно-контрольные карточки.
    10.3.Если управлению делами администрации района дано поручение взять исполнение документа высшего органа государственной власти на контроль, то работник приемной администрации района заводит на документ контрольную карточку и контрольное дело, заносит необходимые сведения в базу данных автоматизированной системы "Контроль", а затем направляет подлинник документа на ознакомление должностным лицам, которым даны поручения по его исполнению, а контрольное дело с копией документа - лицу, осуществляющему контроль.
    Исполнитель знакомится с документом в течение не более 2 рабочих дней, ставит свою подпись (с указанием даты) на листе, содержащем поручение, и возвращает документ управляющему делами. На подлинниках документов высших органов государственной власти писать резолюции, делать пометки не разрешается.
    10.4.Если в соответствии с поручением главы администрации района исполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, то координация и ответственность за его выполнение возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым.
    10.5.Должностные лица, которым даны поручения, проводят необходимую организаторскую работу, разрабатывают мероприятия по выполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор и обработку требуемой информации, подготовку итоговой информации (справки, отчеты), формируют эти материалы в контрольное дело, а также вносят при необходимости на рассмотрение главы администрации района (согласованные с соответствующим заместителем главы администрации или управляющим делами администрации района) предложения о внесении необходимых изменений в действующие акты главы администрации района или принятии соответствующего постановления или распоряжения главы администрации района, решений районной Думы.
    10.6.О выполнении поручения по документу высшего органа государственной власти соответствующими должностными лицами в установленный главой администрации срок ему представляется (согласованные с соответствующим заместителем главы администрации или управляющим делами администрации района) итоговая информация либо подготовленный и согласованный в установленном порядке проект постановления или распоряжения главы администрации района, проект решения районной Думы.
    Если в поручении главы администрации района не определен срок исполнения, оно выполняется в сроки, установленные в пункте 12.8 раздела 12 настоящей Инструкции, кроме случаев, когда в документе высшего органа государственной власти установлен конкретный срок представления в его адрес соответствующей информации.
    10.7.Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения поручения главы администрации района по документам высших органов государственной власти, исполнители не позднее чем за 7 календарных дней до истечения установленного срока представляют главе администрации района (по документам, находящимся на контроле в управлении делами через данное управление) мотивированную просьбу в письменном виде о продлении срока с предложением о новом сроке выполнения поручения. В случае получения согласия об изменении срока информируется управление делами и делается соответствующая отметка в контрольных карточках и базе данных автоматизированной системы "Контроль".
    10.8.Информация по выполнению документа высшего органа государственной власти, направляемая в его адрес или через Правительство Кировской области, должна быть напечатана на бланке установленной формы и листах формата А4 через полуторный интервал (18 пт) шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13 или N 14, согласована с соответствующим заместителем главы администрации района или управляющим делами администрации района (по документам, находящимся на контроле в управлении делами, также с управляющим делами) и не позднее чем за 7 календарных дней до истечения установленного в документе срока представлена на подпись главе администрации района.
    10.9.Подписанная информация, направляемая в высший орган государственной власти или через Правительство Кировской области, должна иметь исходящий регистрационный номер (который берется в приемной), дату отправления и ссылку на дату и регистрационный номер документа высшего органа власти или Правительства области, на который дается ответ.
    10.10.Поручение главы администрации района, данное во исполнение документа высшего органа государственной власти, считается исполненным после выполнения предусмотренных этим документом мероприятий (принятия соответствующего постановления или распоряжения главы администрации района, решения районной Думы, направления в данный орган соответствующей информации, предложений или других материалов).
    10.11.Порядок выполнения поручений главы администрации района по исполнению документов министерств и ведомств Российской Федерации аналогичен порядку выполнения поручений по документам Президента Российской Федерации, высших органов государственной власти Российской Федерации.
    10.12.После исполнения поручения по нормативному правовому акту Президента Российской Федерации, высшего органа государственной власти Российской Федерации подлинник данного документа с отметкой о выполнении поручения передается юрисконсульту администрации района, затем в установленном порядке сдается в архив.
    10.13.Если исполнение поручения главы администрации района по документу Президента Российской Федерации или высшего органа государственной власти Российской Федерации находится на контроле в управлении делами, то после выполнения поручения и снятия документа с контроля главой администрации района и все связанные с этим материалы (планы мероприятий, справки, информации) формируются в дело, которое хранится в управлении делами и в установленном порядке затем сдается в архив.
    11.ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН
    Порядок работы по данному вопросу определен Инструкцией о порядке рассмотрения предложений, заявлений и организации приема граждан в администрации Куменского района.
    12.ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ (КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ) АКТОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ, ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
    12.1.Контролю подлежит исполнение:
    постановлений и распоряжений Правительства области;
    распоряжений Председателя Правительства области;
    поручений Губернатора - Председателя Правительства области (первого заместителя Председателя Правительства области);
    других документов, требующих решения или ответа.
    Контроль осуществляется с использованием автоматизированной системы "Контроль", соответствующих электронных баз данных и контрольных карточек.
    12.2.Ответственность за фактическое исполнение документов и поручений, обеспечение функционирования действенной системы контроля в подразделениях возлагается на их руководителей.
    Ответственность за выполнение конкретных указов, распоряжений и поручений Губернатора области, постановлений, распоряжений и поручений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области несут руководители подразделений либо должностные лица, на которых в соответствии с резолюцией главы администрации района возложен контроль или которым даны поручения.
    Если в соответствии с резолюцией главы администрации района выполнение либо контроль за исполнением документа или поручения возложен на несколько подразделений (должностных лиц), то координация работы и ответственность за выполнение возлагается на подразделение (должностное лицо), указанное в постановлении, распоряжении, приказе, резолюции первым.
    12.3.Первый заместитель и заместители главы администрации, управляющий делами администрации района ежеквартально, руководители подразделений ежемесячно на своих оперативных совещаниях рассматривают вопросы исполнения находящихся на контроле документов и поручений, намечают и осуществляют меры по устранению имеющихся в этой работе недостатков по повышению исполнительской дисциплины сотрудников.
    12.4.Управление делами постоянно анализирует соблюдение сроков исполнения находящихся у него на контроле документов и поручений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области и по итогам полугодия информирует главу администрации района о состоянии исполнительской дисциплины, а о ходе выполнения долгосрочных программ докладывает главе администрации района не реже одного раза в год, если иной срок не установлен в документе или поручении.
    12.5.Заместители главы администрации района или руководители подразделений по каждому взятому на контроль документу и поручению определяют конкретных работников, ответственных за организацию систематического контроля за их выполнением.
    При рассмотрении документов заместитель главы администрации района или руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, переданные на согласование, рассматриваются в первую очередь.
    Заместителями главы администрации района или в подразделениях по каждому находящемуся на контроле документу и поручению не позднее чем в 3-дневный срок после их получения разрабатывается план по организации (проверке) их исполнения, который согласовывается в подразделениях с руководителем, а по наиболее важным и перспективным вопросам - и с соответствующим заместителем главы администрации района или управляющим делами администрации района.
    При осуществлении контроля фактического исполнения с выездом на место заместитель главы администрации района или руководитель подразделения заблаговременно (не позднее чем за 10 календарных дней до начала очередного месяца) представляет свои планы проверок на предстоящий месяц в управление делами администрации района, которое координирует эту работу с целью недопущения одновременных проверок в одном и том же структурном, территориальном подразделении. Внеплановые проверки могут проводиться только по согласованию с управлением делами.
    12.6.На каждый поставленный на контроль документ работником приемной администрации района заводится контрольное дело. В нем содержатся: контролируемый документ (или его копия), контрольная карточка, план мероприятий заместителя главы администрации района или руководителя подразделения по организации и проверке исполнения документа, проверочный материал и информация о ходе выполнения документа, итоговая справка (информация) подразделения о результатах исполнения находящегося на контроле документа и другие материалы.
    12.7.Заместители главы администрации района и руководители подразделений обеспечивают своевременное выполнение всех находящихся на контроле документов и поручений, при необходимости вносят соответствующие предложения, направленные на своевременное решение поставленных задач.
    О выполнении отдельных пунктов указов, распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области или утвержденных мероприятий с конкретными сроками исполнения заместители главы администрации района или руководители подразделений своевременно (не позднее чем за 7 рабочих дней до истечения установленного срока) представляют главе администрации района (по документам, находящимся на контроле в управлении делами, - через данное управление) согласованную с соответствующим заместителем главы администрации района или управляющим делами администрации района краткую информацию в письменном виде.
    Если возникает необходимость продления или изменения срока исполнения отдельных пунктов указа, распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения Правительства области, распоряжения Председателя Правительства области или утвержденных мероприятий, заместители главы администрации или подразделения обязаны не позднее чем за 7 календарных дней до истечения установленного срока обратиться к главе администрации района (по документам, находящимся на контроле в управлении делами, - через данное управление) с обоснованной письменной просьбой (согласованной с соответствующим заместителем главы администрации района или управляющим делами администрации района) о новом сроке выполнения поручения. При согласии с изменением срока об этом ставится в известность управление делами и делается соответствующая отметка в контрольных карточках и в базе данных автоматизированной системы "Контроль".
    12.8.Срок исполнения документа (письмо, поручение и т.п.), поручения исчисляется в календарных днях с даты его подписания (принятия, утверждения).
    Поручение с конкретной датой исполнения подлежит выполнению в указанный срок.
    Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.
    12.9.Об итогах выполнения находящихся на контроле указов, распоряжений и поручений Губернатора области, постановлений, распоряжений и поручений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области не позднее чем за 7 рабочих дней до истечения установленного срока их исполнения подразделения (должностные лица) готовят и представляют на рассмотрение главе администрации района письменную информацию, завизированную соответствующим заместителем главы администрации района или управляющим делами администрации района.
    По документам и поручениям, находящимся на контроле в управлении делами, она представляется через данное управление.
    Если в указе, распоряжении Губернатора области, в постановлении, распоряжении Правительства области, распоряжении Председателя Правительства области или резолюции главы администрации района не указан срок представления информации, справка о ходе исполнения документа направляется в управление делами по его запросу, итоговая информация о выполнении представляется не позднее чем через год со дня принятия указа, постановления, распоряжения.
    Если указ, распоряжение или поручение Губернатора области, постановление, распоряжение или поручение Правительства области, распоряжение Председателя Правительства области в соответствии с резолюцией главы администрации района исполняют несколько подразделений (должностных лиц), то обобщенную информацию главе администрации района представляет координирующее подразделение (должностное лицо) за подписью соответствующих руководителей подразделений (должностных лиц), согласованную с соответствующим заместителем главы администрации района или управляющим делами администрации района.
    Информация о выполнении поручения Губернатора - Председателя Правительства области, данного им на оперативном совещании, за подписью главы администрации района представляется в секретариат Губернатора - Председателя Правительства области со ссылкой на дату проведения совещания. При невозможности выполнить это поручение в установленный срок исполнитель обязан через главу администрации района заранее обратиться в секретариат Губернатора - Председателя Правительства области с мотивированной письменной просьбой о продлении срока выполнения.
    Итоговая информация об исполнении указа или распоряжения Губернатора области, постановления либо распоряжения Правительства области, распоряжения Председателя Правительства области объемом, как правило, не более 2 страниц машинописного текста должна содержать сведения о своевременности и полноте выполнения записанного в адрес администрации района каждого пункта и поставленных задач, фактические данные, характеризующие достигнутые результаты, нерешенные вопросы с указанием причин и виновных лиц, намеченные и осуществляемые меры по устранению имеющихся недостатков.
    Итоговая информация об исполнении находящегося на контроле в управлении делами указа или распоряжения Губернатора области, постановления либо распоряжения Правительства области, распоряжения Председателя Правительства области перед представлением ее на рассмотрение главе администрации района направляется исполнителями в управление делами для последующего доклада главе администрации.
    Материалы, оформленные с отступлением от установленных правил, возвращаются управлением делами исполнителям для доработки и повторного представления.
    12.10.Решение о снятии с контроля нормативного правового акта Губернатора области, Правительства области принимает глава администрации района на основании представленной через управление делами итоговой информации по его выполнению.
    Снятие с контроля нормативного правового акта Губернатора области или Правительства области не означает прекращения работы по его исполнению. Он прекращает свое действие в случае принятия соответствующего правового акта об отмене его действия или истечения срока его действия и при условии, что он исполнен.
    Решение об отмене документа и снятии его с контроля регистрируется в соответствующей электронной карточке автоматизированной системы "Контроль".
    12.11.После снятия указа, распоряжения Губернатора области, постановления, распоряжения Правительства области, распоряжения Председателя Правительства области или другого документа с контроля контрольное дело хранится в управлении делами или в соответствующем подразделении.
    12.12.Если указ, распоряжение или поручение Губернатора области, постановление, распоряжение или поручение Правительства области, распоряжение Председателя Правительства области, другой документ не снят с контроля, то подразделение (должностное лицо), осуществляющее его выполнение или контроль за его исполнением, в соответствии с резолюцией главы администрации района проводит дополнительную работу по реализации поставленных задач и в установленный срок готовит повторную информацию о выполнении данного документа или поручения.
    13.ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
    13.1.Контроль за выполнением постановлений и распоряжений главы администрации района возлагается на управление делами администрации района и соответствующих должностных лиц, которым поручено исполнение документа.
    13.2.На контроль берутся все документы, содержащие указания в адрес руководителей структурных подразделений администрации района, местных администраций, руководителей предприятий, учреждений, организаций. Необходимость в контроле за исполнением постановления, распоряжения главы администрации района определяет лицо, его готовившее, или глава администрации района. При этом в проект документа включается отдельный пункт, указывающий о постановке его на контроль конкретному должностному лицу или подразделению, сроках исполнения документа. Документы, носящие оперативный характер и содержащие разовые поручения, контролируются непосредственно исполнителями или теми, кому это поручено, с представлением информации об исполнении главе администрации района. На контроль может быть поставлен как в целом документ, так и отдельные его пункты, требующие исполнения в указанные сроки.
    13.3.При наличии в постановлении, распоряжении главы администрации района отдельного пункта, указывающего о постановке документа на контроль конкретному должностному лицу и сроках контроля, работником приемной администрации оформляется "Контрольное дело".
    "Контрольное дело" содержит:
    - контролируемый документ;
    - контрольную карточку;
    - документы, отражающие ход контроля;
    - промежуточные и итоговые справки, информации.
    "Контрольное дело" не оформляется на акты главы администрации района, принятые во исполнение документов вышестоящих органов, уже находящихся на контроле.
    13.4.Должностное лицо, на которое возложен контроль, обеспечивает:
    - оперативное рассмотрение документа;
    - доведение его до исполнителя;
    - работу по своевременному и полному выполнению документа;
    - представление в управление делами в указанные сроки информации, справок на имя главы администрации района.
    Экземпляр итоговой справки вместе с "Контрольным делом" направляется главе администрации района через управление делами.
    Руководители структурных и территориальных подразделений администрации района назначают ответственных из числа работников своих подразделений, осуществляющих контроль за исполнением документов.
    13.5.Управление делами с помощью контрольных карточек осуществляет оперативный контроль за сроками исполнения и ежеквартально информирует главу администрации района о состоянии исполнительской дисциплины.
    13.6.Управление делами в соответствии с установленными сроками контролирует представление промежуточной и итоговой информации о выполнении документов.
    По документам перспективного характера справка (информация) о ходе их выполнения представляется должностными лицами главе администрации ежегодно в I квартале, если в документе не указаны другие сроки.
    13.7.Право продления сроков контроля и снятия документов с контроля принадлежит главе администрации района на основании аргументированной просьбы исполнителя, направленной через управление делами не позднее чем за 5 дней до истечения установленных сроков контроля.
    13.8.Контроль за сроками исполнения проводится заблаговременно с использованием системы упреждающего контроля.
    Составными частями системы упреждающего контроля являются следующие элементы:
    определение средств и методов контроля за своевременным исполнением документов;
    направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по выполнению документов;
    осуществление контрольных проверок, хода исполнения документов;
    регулярное заслушивание на оперативных совещаниях, заседаниях, коллегиях сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению документов;
    проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения документов и привлечения к ответственности виновных лиц;
    анализ контрольных документов за месяц, квартал, год, а также оперативного осуществления контрольных функций.
    13.9.Постановления и распоряжения главы администрации района снимаются им с контроля по представлению должностных лиц, на которых возложен контроль за их исполнением.
    Решение о продлении сроков контроля или снятия документа с контроля регистрируется в автоматизированной системе "Контроль" и соответствующей контрольной карточке у управляющего делами.
    В работе с документами должностные лица руководствуются положением, что снятие документа с контроля не означает прекращения его действия.
    13.10.Признание постановления, распоряжения утратившим силу производится принятием соответствующего документа главы администрации района.
    13.11."Контрольное дело" со всеми документами, характеризующими работу по выполнению постановления или распоряжения, после снятия с контроля хранится в управлении делами, а в последующем в установленном порядке сдается в архив.
    14.ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ, ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
    14.1.Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании (принятии, утверждении), регистрации и отправке.
    До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание текста, его орфографическую и пунктуационную грамотность, правильность оформления документа, наличие необходимых приложений и виз согласования. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился.
    14.2.Все исходящие документы администрации района и ее подразделений после их подписания и регистрации в установленном порядке отправляются адресатам через приемную администрации района (кроме факсограмм, секретных документов, а также исходящих документов за подписью руководителей структурных подразделений администрации района).
    Документы передаются в приемную для отправки полностью оформленными, с указанием адресата и его почтового адреса, с наличием исходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров.
    При направлении документа в пять и более адресов исполнителем составляется указатель рассылки (с указанием точного названия организаций-адресатов и количества направляемых им копий, если их число превышает единицу), который подписывается заместителем главы администрации района или руководителем подразделения, готовившего документ.
    14.3.Работник приемной проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе, производит необходимую обработку исходящей корреспонденции.
    Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
    Обработка исходящей корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты и их заклеивание, запись номера документа в реестровый журнал, маркирование конвертов, составление списка на заказную корреспонденцию. Законвертированная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени важности и срочности доставки отправляется специальным транспортом или сдается в отделение связи.
    Документы, переданные в приемную до 14 часов, обрабатываются и отправляются в тот же день (кроме корреспонденции, адресованной местным администрациям), после указанного времени - на следующий день.
    14.4 Корреспонденция, адресованная Правительству Кировской области, иным органам государственной исполнительной власти Кировской области, сдается на отправку в приемную до 14 часов и отправляется адресату специальным транспортом или почтовой связью.
    14.5.Корреспонденция, адресованная администрациям поселков и округов, сдается в приемную до 14 часов и отправляется через работников местных администраций или почтовой связью.
    Срочная корреспонденция отправляется в день поступления и доставляется по назначению в пределах п. Кумены специальным транспортом. Срочность доставки документа определяется главой администрации и управляющим делами администрации района на основании просьб руководителя подразделения, подготовившего документ.
    14.6.Для отправки телеграммы подписанный подлинник после его регистрации незамедлительно передается в приемную, второй экземпляр с визами составителя и согласования остается в соответствующем подразделении.
    Текст телеграммы работником приемной отправляется через подразделение "Кировэлектросвязь".
    Подлинник подписанной телеграммы, отправляемой в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передается дежурному в здании администрации района, который на данной телеграмме указывает номер договора с подразделением "Кировэлектросвязь", в конце текста проставляет исходящий регистрационный номер, удостоверяет подпись печатью для телеграмм, организует доставку телеграммы для отправления в подразделение "Кировэлектросвязь" и делает соответствующую запись в журнале (с указанием, куда направляется телеграмма, кто ее подписал, даты и времени передачи на почтамт).
    14.7.Отправка срочной корреспонденции в нерабочее время, в выходные и праздничные дни производится по указанию главы администрации района, заместителей главы администрации и управляющего делами администрации района.
    14.8.Порядок прохождения внутренних документов на этапе подготовки состоит в составлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании, регистрации в структурном подразделении в журнале учета внутренних документов как исходящего документа, а на этапе исполнения - как входящих документов, регистрируемых в приемной администрации района.
    Передача документов в другие структурные подразделения осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в журнале регистрации внутренних документов.
    15.СОСТАВЛЕНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ, ПЕРЕДАЧА И ПРИЕМ МАТЕРИАЛОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ
    15.1.Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.
    Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
    15.2.С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы подготовленные и оформленные в установленном порядке материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные машинописным или типографским способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (подлинники или их ксерокопии) на белой бумаге формата А4.
    15.3.Передаваемые средствами факсимильной связи документы и приложения к ним составляются и оформляются как служебные письма на бланках, согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются (в приемной) в установленном порядке.
    15.4.Непосредственную передачу и прием факсограмм, их учет осуществляет управление делами администрации района.
    Для передачи в данное управление представляется (с точным кодом города и номером факса получателя) подлинник (ксерокопия) отправляемого документа, который возвращается должностному лицу или в подразделение.
    Оригинал принятой факсограммы передается в приемную для регистрации, которая направляет документ для рассмотрения главе администрации района, заместителям главы администрации, управляющему делами администрации района или в соответствующее подразделение. Факсограмма с резолюцией главы администрации района, заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района передается в соответствующее подразделение и после исполнения поручения хранится в делах данного подразделения.
    Факсограммы, не требующие решения и ответа (в основном рекламного характера), управлением делами после регистрации передаются непосредственно в соответствующее подразделение.
    15.5.Ответственность за правильность передачи, приема, учета факсограмм возлагается на управление делами администрации района.
    Ответственность за содержание и оформление информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.
    15.6.Ответственность за составление, оформление, учет, передачу, прием и хранение факсограмм непосредственно в подразделениях, имеющих средства факсимильной связи, возлагается на их руководителей. При этом регистрация входящих и исходящих факсограмм, требующих решения, должна осуществляться в приемной.
    16.СОСТАВЛЕНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ, ПЕРЕДАЧА И ПРИЕМ МАТЕРИАЛОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
    16.1.Передача с использованием средств электронной почты документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.
    Категорически запрещается передача средствами электронной почты секретных материалов.
    16.2.С использованием средств электронной почты могут быть переданы подготовленные и согласованные в установленном порядке материалы текстового, табличного или графического характера.
    16.3.Передаваемые средствами электронной почты документы и приложения к ним составляются и оформляются как служебные письма, согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются (в приемной) в установленном порядке.
    16.4.Подлинник (или ксерокопия) подписанного документа на бумажном носителе и дискета с электронной версией документа с указанием адресата передаются в приемную (подготовленная в машинописном бюро электронная версия документа поступает в приемную через локальную сеть).
    Электронная версия документа в обязательном порядке проверяется на вирус.
    После соответствующей обработки электронная версия корреспонденции работником приемной отправляется адресатам.
    16.5.Входящая электронная корреспонденция поступает в приемную администрации района.
    В приемной производится распечатка, регистрация и передача адресатам бумажных копий входящей электронной почты. Электронная почта, поступившая в большом объеме, может передаваться в подразделения, имеющие компьютеры, без распечатки, на дискете. Подразделениям, подключенным к локальной сети администрации района, электронная версия входящего документа после регистрации в приемной передается без распечатки.
    17.ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
    17.1.Общие положения
    17.1.1.Данный раздел настоящей Инструкции определяет общие требования к составлению, оформлению, учету, регистрации, отправке, хранению и использованию документов на бумажных и других материальных носителях (фото-, кино-, видео- и аудиодокументы, машинные носители информации), содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
    Требования настоящего раздела не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
    17.1.2.К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью (с пометками "Для служебного пользования", "Не для печати", "Конфиденциально", "Оглашению не подлежит" и т.п.).
    17.1.3.Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов настоящей Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
    17.1.4.Необходимость проставления на документе пометки (грифа) "Для служебного пользования" определяется заместителем главы администрации района, руководителем подразделения, подготовившим его, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
    17.1.5.Сотрудникам подразделений (исполнителям), допущенным к работе с документами ограниченного распространения, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было содержащиеся в них сведения без санкции должностного лица, подготовившего или подписавшего (утвердившего) их.
    17.1.6.За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники администрации района и ее подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной федеральным и областным законодательством ответственности.
    17.1.7.Руководители подразделений и лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, несут ответственность за обеспечение правильного учета, оформления, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования".
    Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в подразделении возлагается на его руководителя, а в администрации района и ее подразделениях в целом - на управление делами.
    Контроль за соблюдением установленного порядка работы с секретными документами в подразделении возлагается на его руководителя, а в администрации района и ее подразделениях в целом - на отдел по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям.
    17.1.8.Документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях в запираемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
    17.1.9.Проверка соответствия фактического наличия в подразделениях документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" с данными их учета проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом управляющего делами администрации района. В состав такой комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
    Проверка наличия таких документов, находящихся на хранении в архиве, проводится не реже одного раза в 5 лет.
    Результаты проверки оформляются актом ( приложение 7), хранящимся в соответствующем подразделении, копия которого для сведения направляется в управление делами. О результатах проверки информируется управляющий делами администрации района.
    17.1.10.О фактах утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения немедленно сообщает управляющему делами администрации района, которым назначается комиссия для служебного расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются управляющему делами администрации района.
    На утраченные документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются управляющим делами администрации района и передаются в архив для включения в дело фонда и хранения.
    17.1.11.Передача документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому в подразделении производится под роспись в учетных формах с разрешения руководителя подразделения. Передача подобных материалов из одного подразделения в другое производится через работника приемной под роспись в учетных формах.
    17.1.12.При смене работника, ответственного за учет и хранение документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" в подразделении, с участием специалиста I категории по вопросам кадровой службы и делопроизводства составляется по произвольной форме в двух экземплярах акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый руководителем этого подразделения. Один экземпляр акта передается в управление делами.
    17.2.Прием и регистрация входящих документов
    17.2.1.Прием и учет (регистрация) документов или изданий с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется работником приемной администрации района.
    17.2.2.Вся поступившая в адрес администрации района, подразделений корреспонденция, содержащая служебную информацию ограниченного распространения, в рабочее время принимается и вскрывается работником приемной.
    В нерабочее время, в выходные и праздничные дни документы или издания с пометкой "Для служебного пользования" без вскрытия конвертов принимаются дежурным в здании администрации района с записью в журнале и передаются утром первого рабочего дня под роспись работнику приемной. Работник приемной, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность ее адресования, целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов или изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. В случае отсутствия в конверте (пакете) документов с пометкой "Для служебного пользования" или приложений к ним, а также отдельных листов данных материалов, при обнаружении повреждений целостности упаковки и самого документа, несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
    17.2.3.Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) - поэкземплярно.
    Тираж издания с пометкой "Для служебного пользования", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером.
    17.2.4.Учет документов (изданий) с грифом "Для служебного пользования" осуществляется совместно с другой несекретной корреспонденцией с добавлением к входящему номеру пометки "ДСП" (без кавычек).
    На первых листах приложений к входящему документу ставится штамп "К вх. N..." с указанием даты регистрации.
    На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе.
    17.2.5.Передача зарегистрированных в приемной документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" работникам подразделений производится под роспись в регистрационно-контрольных карточках.
    17.3.Оформление, учет, размножение и отправка исходящих документов
    17.3.1.На документах и на их проектах, делах или изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу без кавычек проставляются пометка "Для служебного пользования" и через полуторный межстрочный интервал (18 пт) номер экземпляра, например:
    Для служебного пользования
    Экз. 2
    17.3.2.Печатание документов с грифом "Для служебного пользования" производится в машинописном бюро в строго ограниченном количестве.
    На каждом отпечатанном экземпляре документа в правом верхнем углу текстового поля первой страницы проставляются отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
    На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа машинистка должна указать не только количество отпечатанных экземпляров, но и их рассылку (с указанием номера экземпляра), фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.
    17.3.3.При отправке документа с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения, номер экземпляра с грифом "ДСП" и количество листов.
    17.3.4.В машинописном бюро отпечатанные документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в журнале и вместе с черновиком под роспись передаются исполнителю. Передача отпечатанного проекта документа и черновика с грифом "Для служебного пользования" другому лицу без разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена.
    17.3.5.Подписанные исходящие документы с грифом "Для служебного пользования" подлежат регистрации в приемной (письма), в управлении делами (постановления, распоряжения), при этом к исходящему регистрационному номеру добавляется пометка "ДСП".
    17.3.6.Черновики и варианты документа с пометкой "Для служебного пользования" уничтожаются исполнителем путем измельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигания с отражением факта уничтожения в учетных формах. При этом на копии остающегося в деле исходящего документа с грифом "Для служебного пользования" на обороте последнего листа исполнителем дополнительно делается запись об уничтожении черновиков и вариантов: "Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись. Расшифровка подписи".
    17.3.7.На документ, предназначенный для направления в пять и более адресов, исполнителем составляется указатель рассылки (с точным названием организаций-адресатов), в котором около каждого адресата проставляется номер отправляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается или руководителем подразделения, которое готовило документ, или должностным лицом, подписавшим документ. На каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
    Учет размноженных копий документа осуществляется поэкземплярно.
    Размножение (тиражирование) подписанных документов (их проектов) с пометкой "Для служебного пользования" производится только в машинописном бюро управления делами администрации района.
    17.3.8.Дополнительное размножение копий документов с грифом "Для служебного пользования" и их досылка подразделениям или сторонним организациям осуществляется на основании заявок руководителей подразделений, готовивших данные документы, и с разрешения главы администрации района или управляющего делами.
    Дополнительно размноженные экземпляры копий документа учитываются за его номером, о чем делается отметка на размножаемом документе и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
    17.3.9.Документы для отправки передаются в приемную полностью оформленными, с указанием точного названия адресата и его почтового адреса (с указателем поэкземплярной рассылки), с наличием исходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров.
    17.3.10.Документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям заказной корреспонденцией или специальным транспортом.
    17.3.11.Корреспонденция, содержащая информацию ограниченного распространения, отправляется в двух пакетах (конвертах).
    На первом пакете в правом верхнем углу проставляется гриф "Для служебного пользования".
    Ниже пишется адрес получателя и регистрационные номера вложенных документов, затем под чертой указывается отправитель корреспонденции, например:
  22.                                               Для служебного пользования 
                                              Конвертовал (подпись) 
                                              М.П. "Для пакетов" 
                                              Администрация п. Нижнеивкино 
                                              п. Нижнеивкино, ул. Октябрьская, 21 
                                              N 3 ДСП 
                                              ___________________________________ 
                                              п. Кумены 
                                              Администрация Куменского района
    23. После того как конверт заклеен, на центр оборотной стороны пакета (в месте склейки клапана конверта) наклеивается силикатным клеем бумажная наклейка с оттиском печати "Для пакетов".
    Затем этот пакет (конверт) вкладывается во второй пакет (конверт), который оформляется как заказное отправление.
    17.3.12.При пересылке корреспонденции с грифом "Для служебного пользования" специальным транспортом оформляется реестр в одном экземпляре. Реестр вместе с корреспонденцией передается работнику, развозящему корреспонденцию, и после вручения корреспонденции адресату, с его подписью, возвращается в приемную, где хранится в деле реестров.
    17.4.Группировка исполненных документов в дела
    Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела вместе с другими несекретными документами в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства и требованиями, изложенными в разделе 19 настоящей Инструкции. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф "Для служебного пользования".
    17.5.Использование документов, изданий и дел
    17.5.1.К работе с документами и делами с пометкой "Для служебного пользования", находящимися в подразделении, допускаются сотрудники подразделений по разрешению руководителя подразделения, готовившего эти документы.
    17.5.2.Представители других организаций допускаются к работе с документами с грифом "Для служебного пользования", находящимися в подразделении, при наличии письменной просьбы руководителей этих организаций и соответствующего указания главы администрации района, первого заместителя, заместителей главы администрации района и управляющего делами администрации района или разрешения руководителя подразделения, готовившего эти документы.
    17.5.3.Ознакомление работников подразделений с делами, содержащими документы с пометкой "Для служебного пользования" и находящимися на хранении в архиве, осуществляется по разрешению управляющего делами администрации района. При этом указанные дела могут быть выданы сотрудникам подразделений под роспись для работы в служебных кабинетах на срок не более 10 дней. Дела и издания с грифом "Для служебного пользования" выдаются пользователям и принимаются от них под роспись в журнале (карточке учета) выдачи дел и изданий ( приложение 8).
    Снятие копий с находящихся на хранении в архиве документов с пометкой (грифом) "Для служебного пользования" и производство выписок из них осуществляется работниками архива (в соответствии с установленным порядком) с согласия руководителей подразделений, готовивших эти документы (сформировавших дела), и по разрешению главы администрации района, первого заместителя и заместителей главы администрации района и управляющего делами администрации района на основании письменных просьб.
    17.6.Отбор документов, изданий и дел для хранения и к уничтожению
    17.6.1.Проведение экспертизы научно-исторической ценности и практического значения документов, изданий и дел с пометкой "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов ( пункт 19.3 раздела 19 настоящей Инструкции).
    17.6.2.Отобранные постоянно действующей экспертной комиссией администрации района (далее - ЭК администрации района) к уничтожению дела, документы или издания с пометкой "Для служебного пользования", утратившие свое практическое значение, не имеющие исторической ценности и не подлежащие дальнейшему хранению, подразделениями передаются в управление делами для уничтожения.
    После утверждения решения ЭК администрации района главой администрации района отобранные к уничтожению дела, документы или издания с грифом "Для служебного пользования" специалистом I категории по вопросам кадровой службы и делопроизводства уничтожаются по отдельному акту ( приложение 9).
    17.6.3.После уничтожения материалов с пометкой "Для служебного пользования" в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) делается отметка об этом со ссылкой на соответствующий акт, например: "Уничтожено. Акт N .... от ................. (дата). Подпись и ее расшифровка".
    Акты об уничтожении отдельных документов (изданий) с грифом "Для служебного пользования" хранятся в управлении делами 10 лет, а акты об уничтожении дел хранятся постоянно и в установленные сроки сдаются в архив.
    18.ПОДГОТОВКА МАТЕРИАЛОВ ПО ВОПРОСАМ НАГРАЖДЕНИЯ, ПРИСВОЕНИЯ ПОЧЕТНЫХ ЗВАНИЙ
    18.1.Порядок подготовки материалов к представлению кандидатур на присвоение званий "Почетный гражданин Куменского района", на награждение Почетной грамотой и Благодарственным письмом администрации Куменского района производится в соответствии с требованиями, установленными:
    для присвоения звания "Почетный гражданин Куменского района" для награждения решением Куменской Думы от 23.12.1998 N 11/79 "Об утверждении Положения о присвоении звания "Почетный гражданин Куменского района"
    Почетной грамотой и Благодарст- венным письмом администрации Ку- менского района Положением о Почетной грамоте администрации Куменского района и Положением о Благодарст- венном письме администрации Куменского района, утвержденными постановлениями главы админис- трации Куменского района от 10.04.1992 N 29 и от 17.07.1998 N 82

    18.2.После принятия решения о награждении или присвоении почетного звания соответствующий нормативный правовой акт со всеми представленными для принятия решения материалами передается на постоянное хранение в архив.
    19.СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
    19.1.Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
    19.1.1.Номенклатура дел представляет собой систематизированный и оформленный в установленном порядке перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве администрации района и ее подразделений в течение календарного года. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
    19.1.2.В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, внесенных на рассмотрение главы администрации района, заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района и отражающих документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности подразделений, в том числе с грифом "Для служебного пользования", учетные формы (справочные и контрольные картотеки, журналы, реестры и т.п.), акты, личные дела, а также заголовки дел для группировки документов, образующихся в процессе деятельности общественных организаций (профсоюзная организация) и подразделений, действующих на общественных началах при администрации района (комиссий, советов и т.п.).
    Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс и заголовок.
    19.1.3.Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации района (далее - сводная номенклатура дел) являются названия подразделений администрации района, расположенные в номенклатуре в соответствии с присвоенными им индексами.
    19.1.4.Графы в форме номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры дел ( приложения 10, 11) заполняются следующим образом.
    В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (индекса) подразделения администрации района и порядкового номера (индекса) заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10 - 05, где 10 - обозначение (индекс) органа (подразделения), 05 - порядковый номер (индекс) заголовка дела по номенклатуре. Группы цифр индексов отделяются одна от другой с помощью тире.
    Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.
    В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
    Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих нормативно-распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с нормативно-распорядительными документами главы администрации района.
    Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту.
    Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
    Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
    Заголовок дела состоит из следующих элементов:
    названия вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (постановления, распоряжения, протоколы, приказы и т.д.);
    названия организации или ее подразделения (автора документа);
    краткого содержания документов дела;
    дат (периода), к которым относятся документы дела.
    Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
    названием организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
    названием территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
    указанием на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и др.
    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: "Документы об участии в региональных тематических выставках (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
    В заголовках дел, содержащих переписку, указывается обычно, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: "Переписка с администрациями поселков и сельских округов Куменского района по вопросам развития местного самоуправления" (переписка с однородными корреспондентами); "Переписка по проектированию и строительству газопроводов в Куменском районе" (переписка по конкретному вопросу); "Переписка с открытым акционерным обществом энергетики и электрификации "Кировэнерго" по вопросам обеспечения Куменского района электрической энергией" (переписка с конкретным корреспондентом).
    В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Месячные календарные планы мероприятий Куменского района".
    Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
    В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000, утвержденному Федеральной архивной службой России, а также по утвержденной номенклатуре дел.
    В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о начале дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
    19.1.5.В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные или очередные порядковые номера, о чем информируется управление делами.
    Номенклатура дел как учетный документ ведется в течение всего делопроизводственного года.
    19.1.6.Номенклатура дел подразделений на следующий год ( приложение 10) разрабатывается до 1 ноября текущего года работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, согласовывается с руководителем подразделения и заведующим архивом и передается в управление делами.
    19.1.7.Сводная номенклатура дел на очередной год ( приложение 11) составляется управлением делами на основе номенклатур дел подразделений, визируется заведующим архивом, подписывается управляющим делами и после одобрения ЭК администрации района до 20 декабря текущего года представляется на утверждение главе администрации района и вводится в действие с 1 января следующего года.
    После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для руководства в работе.
    Номенклатура дел в подразделениях администрации района, являющихся юридическими лицами, разрабатывается, согласовывается и утверждается самостоятельно.
    19.1.8.Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в управлении делами, второй - используется управлением делами в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в архиве.
    19.1.9.В течение года по согласованию с архивным отделом и с разрешения управляющего делами администрации района в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
    В случае упразднения или образования новых подразделений в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.
    19.1.10.Утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления делами администрации района.
    19.2.Формирование дел в подразделениях
    19.2.1.Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителями в 10-дневный срок работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, который формирует их в дела постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденной сводной номенклатуры дел и настоящей Инструкции.
    Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
    19.2.2.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
    помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
    помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
    группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы каждого сотрудника;
    раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;
    в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
    дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см; при наличии большего количества листов дело подразделяется на тома.
    19.2.3.Документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
    19.2.4.При группировке отдельных видов документов необходимо соблюдать следующие общие правила:
    нормативно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии;
    положения, инструкции, регламенты, правила и т.п., утвержденные нормативно-распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;
    если положения, инструкции, регламенты, правила утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;
    приказы по основной (финансово-хозяйственной) деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
    приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении группируются отдельно от приказов о командировках, о предоставлении отпусков, о премировании);
    документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке;
    протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам;
    документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;
    поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности администрации района;
    утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;
    лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам;
    предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации района, ее подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений и жалоб по личным вопросам;
    переписка группируется обычно за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
    19.2.5.Дела постоянного и временного хранения с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся по месту их формирования в подразделениях в запирающихся шкафах или специально отведенных для этой цели помещениях.
    19.2.6.Ответственность за учет, сохранность и использование хранящихся в подразделениях документов и дел, за соблюдение установленного порядка их уничтожения возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, и руководителя подразделения.
    Запрещается делать на хранящихся в деле подписанных документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию.
    19.2.7.В подразделениях дела, не подлежащие дальнейшему хранению, по согласованию с заведующей архивным отделом уничтожаются по акту, один экземпляр которого представляется в архивный отдел ( приложение 12).
    19.3.Экспертиза ценности документов
    19.3.1.Экспертиза ценности документов производится с целью определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.
    19.3.2.Экспертиза ценности документов администрации района, подразделений проводится:
    в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению;
    в архивном отделе - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.
    19.3.3.Для организации и проведения экспертизы ценности документов администрации района, подразделений создается ЭК администрации района, которая организует свою работу в соответствии с Положением, утвержденным главой администрации района. В подразделениях администрации района, являющихся юридическими лицами, создаются самостоятельные экспертные комиссии.
    19.3.4.Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве ежегодно работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, совместно с ЭК администрации района и самостоятельных подразделений и под непосредственным методическим руководством работника архивного отдела.
    19.3.5.При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел и документов с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
    19.3.6.Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, не относящиеся к вопросу документы и документы с временными сроками хранения.
    19.3.7.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
    19.4.Оформление и подготовка дел к передаче в архив
    19.4.1.Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В дела подшиваются только исполненные и правильно оформленные документы. При приеме исполненных документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, фамилий исполнителей и т.д. Оформление дел производится работниками, ответственными за ведение делопроизводства, в тех подразделениях, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работника архивного отдела.
    19.4.2.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
    Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
    Полное оформление дел предусматривает:
    подшивку или переплет дела;
    нумерацию листов в деле;
    составление заверительной надписи дела ( приложение 13);
    составление в необходимых случаях ( подпункт 19.4.8 раздела 19 настоящей Инструкции) внутренней описи документов дела ( приложение 14).
    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
    19.4.3.На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются:
    наименование организации (администрация Куменского района);
    наименование подразделения (в именительном падеже);
    индекс (номер) дела в соответствии с номенклатурой дел;
    номер тома, части;
    заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел; дата дела (тома, части);
    количество листов в деле;
    срок хранения дела в соответствии с номенклатурой дел.
    В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого пронумерованного тома (части), который может уточнять содержание заголовка дела.
    Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ............ год (ы)".
    При обозначении даты документа сначала указывается число месяца, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
    19.4.4.Документы в дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются.
    19.4.5.В конце каждого дела подшиваются бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях ( подпункт 19.4.8 раздела 19 настоящей Инструкции) - бланки форм для внутренней описи документов дела.
    19.4.6.В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерации и в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим (простым) карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
    Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
    Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
    Лист любого формата подшивается за один край и нумеруется как один лист.
    Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками из газет, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки из газет, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
    Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в него.
    В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.
    19.4.7.Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
    Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме ( приложение 13). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено, но без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
    Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
    19.4.8.Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
    Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме ( приложение 14).
    19.4.9.В подразделениях и общественных организациях (профсоюзная организация) при подготовке дел к передаче в архив работниками, ответственными за ведение делопроизводства, ежегодно составляются по установленной форме описи ( приложение 15) всех законченных в делопроизводстве дел отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедших экспертизу ценности и оформленных в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
    Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел подразделений несут работники, ответственные за ведение делопроизводства, и руководители этих подразделений.
    В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем подразделения и передается вместе с описью дел подразделения в архивный отдел.
    При составлении описи дел подразделения необходимо соблюдать следующие требования:
    заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
    каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или каждая часть вносится в опись под самостоятельным номером);
    графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
    при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
    Описи дел подразделений составляются в двух экземплярах под методическим руководством работника архивного отдела, один экземпляр передается вместе с делами в архивный отдел для составления сводной описи дел, а второй - остается в подразделении.
    19.5.Передача дел в архив
    19.5.1.В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описи ( приложение 15).
    19.5.2.В случае обнаружения работником архивного отдела нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены в 10-дневный срок работниками подразделения, сформировавшего дела. При обнаружении отсутствия дел составляется справка ( подпункт 19.4.9 раздела 19 настоящей Инструкции).
    19.5.3.Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному заведующей архивным отделом, согласованному с руководителями подразделений (общественных организаций), передающих документы в архив, и утвержденному управляющим делами администрации района.
    В случае ликвидации или реорганизации подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства в этом подразделении, и его руководитель обязаны в течение одного месяца с момента принятия решения о ликвидации или реорганизации подразделения сформировать все имеющиеся документы в дела и сдать их в архив независимо от сроков хранения.
    19.5.4.Прием каждого дела производится работником архивного отдела в присутствии работника подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.
    При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
    Дела в архив доставляются сотрудниками подразделений.
    19.5.5.На завершенные и сданные в архивный отдел дела работник архивного отдела ежегодно составляет сводную опись дел.
    Сводная опись дел составляется через год после завершения дел в делопроизводстве в четырех экземплярах, которые передаются в муниципальный архив, а затем один экземпляр сводной описи, согласованный с ЭПК управления по делам архивов, возвращается в архив.
    19.5.6.Отбор к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется актом ( приложение 16), утверждаемым управляющим делами администрации района.
    Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного и долговременного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПК управления по делам архивов.
    19.6.Использование архивных документов
    19.6.1.Основными формами использования документов архива являются: информирование главы администрации района, первого заместителя и заместителей главы администрации района, подразделений и исполнение их запросов; исполнение запросов организаций и граждан социально-правового характера; предоставление документов для изучения (обычно в помещении архива).
    19.6.2.Архивные справки выдаются работником архивного отдела на основании письменных запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности, гражданам России - на основании их письменных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов, с разрешения управляющего делами администрации района.
    Архивная справка подписывается управляющим делами администрации района и заведующей архивным отделом администрации района и заверяется гербовой печатью. Копия архивной справки без печати, завизированная заведующей архивным отделом, остается в деле.
    19.6.3.Архив на основании хранящихся документов выдает организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.
    Порядок выдачи архивных копий и выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.
    Архивные копии (выписки) нормативно-распорядительных документов главы администрации района готовятся работником архивного отдела, заверяются подписью управляющего делами администрации района и соответствующей печатью. Отметка о выдаче архивной копии (выписки) делается на запросе заведующей архивным отделом.
    19.6.4.Подготовленные работником архивного отдела архивные копии и выписки направляются с сопроводительным письмом, подписанным управляющим делами администрации района, заинтересованной организации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или с извлечением) без разрешения главы администрации района или управляющего делами администрации района.
    19.6.5.Дела с документами, находящимися в архиве, предоставляются работникам подразделений для работы в помещении архивного отдела или во временное (не более месяца) пользование вне этого помещения под роспись в учетной карточке или журнале выдачи документов.
    Использование архивных документов с пометкой "Для служебного пользования" производится с соблюдением требований, изложенных в пункте 17.5 раздела 17 настоящей Инструкции.
    Работники подразделений несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.
    Подлинники постановлений и распоряжений главы администрации района и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются.
    20.ПОРЯДОК ПЕЧАТАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
    20.1.В администрации района, подразделениях печатаются и размножаются только материалы служебного характера.
    20.2.Машинописное бюро печатает подготовленные подразделениями документы за подписью главы администрации района, управляющего делами администрации района, а также другие материалы в очередности, устанавливаемой управляющим делами.
    20.3.Документы, создаваемые с использованием персональных компьютеров, печатаются с соблюдением требований, изложенных в настоящей Инструкции и в Положении о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений главы администрации района, и в обязательном порядке проверяются на орфографию с помощью специальных программ.
    20.4.Передаваемые в машинописное бюро для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил (пасты) синего, фиолетового или черного цвета, тщательно отредактированы. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на правильное и разборчивое написание фамилий и инициалов, специальных терминов, иностранных слов, наименований, словосочетаний и географических названий.
    Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, цветными чернилами или карандашом, с сокращением слов (применяются только общепринятые сокращения слов), правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
    Печатание документов под диктовку не производится.
    20.5.Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров с соблюдением установленного порядка расположения реквизитов документа, правил орфографии и пунктуации. Документы печатаются, как правило, в двух экземплярах, распорядительные документы - в числе экземпляров, определяемом указаниями по рассылке, и вместе с черновиками передаются исполнителю (печатание и передача исполнителю документа и его черновика с грифом "Для служебного пользования" производится с соблюдением правил, изложенных в подпунктах 17.3.2 и 17.3.4 раздела 17 настоящей Инструкции).
    При печатании документов с использованием персональных компьютеров после отметки об исполнителе (данная отметка не печатается в нормативно-распорядительных документах главы администрации района) проставляется отметка "идентификатор электронной копии документа" ( пункт 5.32 раздела 5 настоящей Инструкции).
    При печатании на пишущей машинке в левом нижнем углу последнего листа документа проставляются инициалы машинистки и количество отпечатанных экземпляров.
    20.6.Документы, сданные в работу в машинописное бюро до 16 часов, печатаются в течение рабочего дня в порядке поступления рукописей. Вне очереди печатаются документы и материалы, адресованные Правительству Кировской области и исполнительным органам государственной власти Кировской области.
    Срочные документы печатаются в первоочередном порядке. Срочность печатания документов определяется главой администрации района и заместителями главы администрации района, управляющим делами администрации района.
    После 17 часов печатаются только срочные документы.
    20.7.Копирование и размножение материалов в машинописном бюро проводится в соответствии с порядком, утвержденным управляющим делами администрации района.
    Порядок копирования и размножения документов непосредственно в подразделениях (за исключением нормативных правовых актов главы администрации района, документов с грифами "Секретно", "Для служебного пользования") определяется их руководителями.
    21.ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ДВИЖЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
    21.1.Для удостоверения подписи, подлинности документов или соответствия копий документов администрации района подлинникам используются гербовые и другие печати.
    Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
    21.2.Изготовление гербовых печатей производится по указанию главы администрации района (в его отсутствие - первого заместителя главы администрации района) или управляющего делами администрации района.
    Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (на документах за подписью главы администрации района, первого заместителя, заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района, финансовых документах и в иных устанавливаемых главой администрации случаях).
    Мастичные печати (без изображения государственной символики) используются при заверении подлинности подписи должностного лица, при оформлении командировочных удостоверений, копий документов для удостоверения их соответствия подлинникам, на пакетах при отправке корреспонденции и в иных устанавливаемых главой администрации района или управляющим делами администрации района случаях.
    Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
    21.3.Изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписей главы администрации района, первого заместителя и заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района производится по указанию управляющего делами администрации района.
    Главой администрации района, первым заместителем и заместителями главы администрации района, управляющим делами администрации района определяются лица, ответственные за использование их факсимильных штампов.
    Штампы с факсимильным воспроизведением подписей главы администрации района, первого заместителя и заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных ими в установленном порядке документов.
    Использование факсимильного штампа при оформлении подлинников документов запрещается. На факсимиле печать не ставится.
    21.4.Изготовление других печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации района и ее подразделений, производится по разрешению управляющего делами администрации района на основании заявок руководителей подразделений и в соответствии с образцами печатей и штампов.
    21.5.Организация изготовления печатей и штампов возлагается на управление делами, учет, выдача, контроль за правильностью хранения и движения печатей и штампов - на отдел по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям администрации района.
    21.6.Все изготовленные печати и штампы регистрируются в отделе по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям администрации района в специальном журнале, выдаются под роспись в подразделения и должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
    21.7.Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в подразделениях возлагается на их руководителей.
    Руководитель подразделения при оставлении должности обязан передать выданные его подразделению печати и штампы по акту лицу, исполняющему его обязанности, и сообщить об этом в отдел по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям администрации района, о чем делается запись в соответствующем журнале.
    21.8.Об утрате печати или штампа руководитель подразделения незамедлительно ставит в известность управляющего делами администрации района и начальника отдела по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям администрации района. По данному факту назначается служебное расследование, о результатах которого информируется управляющий делами администрации района.
    21.9.Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям администрации района, где они уничтожаются по акту комиссией, назначенной приказом управляющего делами администрации района.
    Приложение N 1
    к пп. 3.4, 4.5 Инструкции
    по делопроизводству
    в администрации
    Куменского района